Карточка страховых взносов за год. Карточка учета страховых взносов

Любая компания, которая имеет в своем штате наемных сотрудников, должна делать соответствующие взносы в Фонд социального страхования для того, чтобы обеспечить себя и своих работников соответствующими выплатами в различных ситуациях.

Для того, чтобы подтвердить выполнение этого обязательства, в организации должна вестись специальная карточка учета страховых взносов, в которой записывается вся необходимая информация касательно оформления этих бумаг.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

При этом не все знают о том, как изменяется законодательство в этом плане и как правильно вести каточки учета страховых взносов в 2019 году.

Общая форма документа

В соответствии с действующим законодательством каждый работодатель должен вести учет следующих сумм:

• начисленные выплаты;
• другие финансовые вознаграждения сотрудников;
• страховые взносы по выданным поощрениям.

Делать это нужно по каждому отдельному работнику, в пользу которого начислялись выплаты, причем все эти позиции должны отражаться в отдельных регистрах, таких как карточка индивидуального учета начисленных выплат.

При этом сразу стоит отметить, что образец 2019 года не перетерпел каких-то серьезных изменений по сравнению с прошлыми периодами, и единственная особенность заключается в том, что данная обязанность теперь указана в Налоговом кодексе.

Помимо этого, объект обложения взносами и правила их расчета не перетерпели каких-то серьезных изменений, и единственным исключением из этого можно назвать разве что сверхнормативные суточные выплаты.

Старые и новые условия оформления

Несмотря на то, что в действующем законодательстве не произошло каких-то кардинальных изменений, составление документа теперь несколько отличается от того, как это осуществлялось ранее.

В карточке обязательно нужно указывать следующую информацию:

• наименование компании-страхователя, ее КПП и ;
• ФИО застрахованного сотрудника, его гражданство, наличие статуса инвалида, вид договора, по которому он работает, а также уникальный номер и дата его оформления (помимо этого, указывается статус лица, если оно не является гражданином России);
• сумма выплат, которая делается в пользу определенного лица (отдельно нужно указать те выплаты, которые облагаются и не облагаются соответствующими взносами);
• основания для начисления взносов по отдельности на ОМС, ОПС и ФСС;
• общие суммы рассчитанных и выплаченных взносов по каждому отдельному виду страхования (пенсионные взносы нужно указывать отдельно с тех сумм, которые не превышают максимально возможную сумму базы, а также с тех сумм, которые ее превышают);
• затраты, выделенные для обеспечения целей обязательного социального страхования, то есть на выплату различных пособий на случай временной нетрудоспособности, материнства или несчастных случаев на производстве.

Стоит отметить тот факт, что все суммовые показатели в карточке нужно прописывать не только за соответствующий месяц, но еще и вдобавок нарастающим итогом. Помимо этого, если в числе застрахованных лиц компании присутствуют члены летних экипажей или сотрудники, выполняющие свои обязанности в угольной промышленности, в их карточке нужно будет отразить также дополнительные взносы, сделанные с их выплат. Для этого предусматривается отдельная страница №2 каждой карточки.

Что изменится

Как говорилось выше, в 2019 году страховые взносы будут полностью регулироваться в соответствии с нормами Налогового кодекса. Главной сутью этого нововведения является то, что все основные принципы, которые относятся к налогообложению, с 2019 года начинают также распространяться и на выплачиваемые страховые взносы, в связи с чем в него были внесены многочисленные поправки. В частности, это касается необходимости использования обязательного досудебного порядке решения конфликтных ситуаций с ИФНС по страховым спорам со стороны плательщиков.

Помимо этого, стоит отметить несколько других нововведений, которые произойдут, начиная с 2019 года:

• сдавать единый расчет по страховым платежам нужно непосредственно в отделение налоговой инспекции, а сами сотрудники этого органа будут проводить регулярные камеральные проверки расчетов;
• налоговые органы могут потребовать документы по всем выплатам, не облагающимся страховыми взносами;
• плательщики должны будут отправлять уведомления в ИФНС с указанием того, что их обособленное подразделение имеет полномочия для перевода выплат и поощрений физическим лицам;
• при желании налоги, сборы или страховые взносы каждый гражданин или организация может оплачивать за третьих лиц.

Таким образом, контроль над исполнением обязанностей работодателей теперь был предоставлен всецело налоговым органам, а само законодательство в этом плане стало гораздо ближе к нормам Налогового кодекса.

Пример карточки учета страховых взносов в 2019 году

Стандартная карточка включает в себя три страницы, но для начала заполняется шапка, в которой пишется:

• реквизиты обязанного плательщика;
• коды в соответствии с тарифами ОМС, ОПС и ФСС;
• фамилия и инициалы застрахованного сотрудника, его гражданство, индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный страховой номер и наличие инвалидности;
• тип составленного соглашения, присвоенный ему номер и дата оформления.

Далее проводится составление большой таблицы, в пунктах которой полностью отражаются выплаты, сделанные в пользу этого сотрудника. Записывать их нужно за каждый прошедший месяц, при этом заполняя нарастающий итог с начала отчетного года.

Облагающиеся и не облагающиеся страховыми взносами выплаты нужно записывать в данной таблице раздельно. После этого в таблице карточки нужно обязательно указать базы, на основании которых начисляются взносы на ФСС, ОМС и ОПС, а после этого указать, какое количество взносов было выплачено по каждому отдельному типу страхования. Информация, записанная в таблице, должна быть подтверждена подписью главного бухгалтера.

На второй странице указываются данные по всем сотрудникам, которые выполняют свои обязанности на вредных или тяжелых производствах.

Данный раздел включает в себя объемную таблицу, распределенную на несколько частей, таких как:

• выплаты сотрудникам по любым работам;
• оплата сотрудникам по опасным работам;
• выплаты сотрудникам по вредным работам.

Третья страница включает в себя выплаты по всем видам пособий, предусмотренных в случае наступления временной нетрудоспособности, материнства, беременности, профессиональных заболеваний или каких-либо несчастных случаев в процессе выполнения своих обязанностей.

Первую часть этой страницы нужно заполнять выплатами, которые осуществлялись по причине материнства и беременности, после чего уже работодателю отдельно нужно будет указать все виды выплат. Каждая строчка с указанием того или иного вида распределяется на несколько частей, таких как сумма (включая сумму из федерального бюджета), а также общее количество выплат.

Во второй части данного раздела нужно указать выплаты, которые делаются по всем видам пособий, связанных со страхованием лиц от несчастных случаев или профессиональных заболеваний, после чего по отдельности указываются все виды выплат. Каждый заполненный раздел должен быть заверен подписью главного бухгалтера.

Образец заполнения карточки учета страховых взносов:

Важные моменты

Помимо уже сказанного, стоит отметить также несколько важных особенностей, которые будет полезно учитывать работодателям при оформлении таких карточек учета.

Тарифы и лимиты по средствам

В 2019 году база для начисления страховых взносов не перетерпела никаких изменений, и на суммы декретных, детских, командировочных или выходных пособий в пределах трех заработков взносы по-прежнему начислять не обязательно. При этом стоит отметить тот факт, что в соответствии с Постановлением Правительства №1255, изданным 21 ноября 2019 года, лимит по взносам на обязательное страхование в этом году составляет 755000 рублей.

Тарифы же установлены на уровне 22% в пределах лимита и 10% для сверхлимитных перечислений в Пенсионный фонд, а также на уровне 2.9% и 1.8% соответственно в Фонд социального страхования. Взносы на травматизм непосредственно зависят от степени профессионального риска у конкретного сотрудника.

И выплат разработана новая форма индивидуальной карточки учета страховых взносов . Форма документа содержится в совместном письме ПФ и Фонда социального страхования № 17-03-10/08/47380 и № АД-30-26/16030 от 09 декабря 2014 года.

В соответствии с законом, страхователи должны осуществлять учет вознаграждений, выплат, а также страховых взносов персоналу по каждому сотруднику отдельно. Данное требование определено пунктом 6 статьи 15 ФЗ № 212 от 24 июля 2009 года. Ранее для учета использовалась форма карточки, которая приводится совместным письмом ФСС РФ № 02-03-08/08-56П от 14 января 2010 г. и Пенсионного фонда № АД-30-24/691 от 26 января 2010 г. В связи изменением в законодательстве потребовалась актуализация бланка.

Форма, предлагаемая для индивидуального учета выплат и страховых взносов, имеет рекомендательный характер и не является обязательной для применения. В связи с этим, на основании письма Министерства здравоохранения и соц. развития РФ № 286-19 от 11 февраля 2010 года плательщики по собственному усмотрению могут вносить в нее какие-либо изменения, а также осуществлять учет с помощью самостоятельно созданной формы.

Индивидуальная карточка учета страховых взносов

Как и ранее, карточка должна содержать ФИО физического лица, гражданство, страховой номер, ИНН, сведения относительно инвалидности. Дата рождения теперь в форме не указывается. Кроме того форма дополнена таким показателем, как номер и вид заключенного с сотрудником договора.

Справа в верхней части документа располагается таблица кодов тарифов для начисления страх. взносов. В строке «Обязательное мед страхование» (ОМС) устранена разбивка тарифов на ФФОМС и ТФОМС. Следует отметить, что в настоящее время взносы полностью перечисляются в ФФОМС.

В «теле» документа необходимо указание всех выплат физическому лицу и сумм, которые не облагаются взносами. Отдельные строки отведены расчету базы страховых взносов, а также сумм взносов на ОМС, ФСС и пенсионное страхование.

Также форма дополняется графой, в которой необходимо отражение взносов по страхованию от профзаболеваний и несчастных случаев.

В случае заполнения карточки иностранным работником, указывается статус лица:

• 1 -проживание постоянное;
• 2 - временное;
• 3 - временное нахождение, в соответствии с трудовым договором, заключенным сроком на 6 и более месяцев;
• 4 - временное пребывание, в соответствии с трудовым договором, заключенным сроком до полу года;
• 5 - специалист с высоким уровнем квалификации - проживание постоянное;
• 6 - специалист с высоким уровнем квалификации - проживание временное.

Из новой формы исключены сведения о начисленных на накопительную и страховую части пенсии взносах. Такое разделение отсутствует в связи с тем, что с 2014 года страхователями в индивидуальных сведениях указывается только сумма взносов на основании общего тарифа.

Дополнительные листы

Форма дополнена новыми страницами. На странице 2 следует отражать сведения относительно в зависимости от класса спец. оценки трудовых условий. На 3 – ей странице подлежит заполнению «Карточка по учету сумм страхового обеспечения на обязательное социальное страхование». В ней указываются данные по выплатам пособий в случае временной потери трудовой способности, в связи с материнством, от профзаболеваний и несчастных случаев, возникающих на производстве.

ПФР и ФСС РФ усовершенствовали форму для индивидуального учета страховых взносов. Рассмотрим особенности заполнения новой карточки.

Обязанность ведения индивидуального учета в сфере действия Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..." (п. 2 ч. 2 ст. 28) установлена:
- ч. 3 ст. 8 - в отношении базы для начисления страховых взносов отдельно для каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом;
- ч. 6 ст. 15 - в отношении сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов, относящихся к ним, для каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.
Эти задачи призвана решать карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов (далее - карточка). Ее форма первоначально была рекомендована Письмом ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П. Однако Письмом ПФР N АД-30-26/16030, ФСС РФ N 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014 рекомендована новая форма. Рассмотрим особенности ее заполнения.

Структура карточки

Прежняя форма карточки состояла из одной страницы. В ней взносы в ПФР по дополнительным тарифам были представлены суммарно - на одной строке. Начисленные работнику пособия за счет средств ФСС РФ тоже отражались итоговой суммой.
Новая форма существенно расширена - она состоит уже из трех страниц.
Страница 1 в целом соответствует старой форме, однако из нее исключены сведения о взносах по дополнительным тарифам. Теперь эта информация развернуто представлена на странице 2. Дело в том, что на протяжении календарного года сотрудник может работать по нескольким профессиям, дающим право на досрочное назначение пенсии, и при этом на рабочих местах, характеризующихся разными условиями труда.
Страница 2 предназначена для детального отражения взносов по дополнительным тарифам, предусмотренным ст. 58.3 Закона N 212-ФЗ. Напомним: на основании Письма Минтруда России от 14.08.2014 N 17-3/13-385 базу для начисления страховых взносов по каждому из дополнительных тарифов нужно формировать отдельно. А порядок применения дополнительных тарифов в зависимости от результатов аттестации рабочих мест или специальной оценки условий труда (а также при отсутствии таких результатов) разъяснен в п. п. 3.5 и 4 Письма Минтруда России от 13.03.2014 N 17-3/В-113.
Страница 3 служит для регистрации начисленных пособий по обязательному социальному страхованию: а) на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; б) от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Из нее итоговые суммы расходов переносятся в последнюю строку страницы 1. Отметим, что старая форма отражения расходов по "травматизму" не предусматривала.
Страница 3 содержит информацию, предусмотренную ч. 6 ст. 15 Закона N 212-ФЗ (см. также п. 4 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 18.11.2009 N 908н) и Федеральным законом от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (пп. 17 п. 2 ст. 17).

Карточка - это первичный учетный документ

Вообще говоря, карточка работника представляет собой первичный учетный документ, предназначенный для ежемесячного отражения страховых взносов, начисленных на выплаты работнику. По своей сути это справка бухгалтера. Поэтому следует назначить сотрудника бухгалтерии, ответственного за ведение карточек (п. п. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Данные из карточек после суммирования заносят в регистры бухгалтерского учета по соответствующим субсчетам счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" (п. 4 ст. 34 Закона N 212-ФЗ, п. п. 1, 3 ст. 10 Закона N 402-ФЗ). При этом форма карточки, подлежащая применению, утверждается в составе учетной политики. Пересматривать ее в течение календарного года нецелесообразно. Поэтому логично было бы ввести в документооборот новую форму, предложенную фондами в конце 2014 г., начиная с 2015 г.
Однако проблема в том, что на 2015 г. ряд норм законодательства об обязательном социальном страховании пересмотрен.
Во-первых, изменился подход к обложению взносами выплат иностранным гражданам и лицам без гражданства. В результате следует уточнить коды к строкам "Статус застрахованного" на страницах 1 и 2 карточки. Так, в соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" выплаты в пользу лиц, временно пребывающих на территории РФ, теперь облагаются взносами в ПФР вне зависимости от продолжительности заключенного с ними трудового договора. Поэтому выделение кодов 3 и 4 заведомо лишено смысла.
Во-вторых, предельные величины базы для начисления взносов в ФСС РФ и ПФР установлены соответственно ч. 4 - 5.1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ. В этой связи необходимо скорректировать наименование строки "Сумма выплат, превышающая установленную ч. 4 ст. 8 212-ФЗ" на странице 1.
В-третьих, на странице 2 ссылки на п. 1 ст. 27 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" необходимо заменить ссылками на ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях".
Кроме того, по мнению автора, строка 18 на странице 3 неуместна. Ведь предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний финансируются по страхователю в целом, без разнесения этих сумм на конкретных застрахованных лиц.
Наконец, форму карточки целесообразно сократить, удалив из нее строки, заведомо не актуальные для вашей организации. Например, на странице 2 можно исключить строки "Начислено взносов на доплату членам летных экипажей" и "Начислено взносов на доплату работникам угольной промышленности".
Чем обернется неведение карточек? Во-первых, подобное бездействие может расцениваться как отсутствие первичных учетных документов, которое карается штрафом по ст. 120 Налогового кодекса. Аналогичную позицию налоговые органы заняли в отношении налоговых регистров по НДФЛ (п. 2 Письма ФНС России от 29.12.2012 N АС-4-2/22690). Но это не единственная опасность. На основании ст. 48 Закона N 212-ФЗ компании грозит еще один штраф - в размере 200 руб. за каждую отсутствующую карточку (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.06.2014 N Ф03-2167/2014). А вот неотражение в карточке расходов по "травматизму" санкций не повлечет.

Пример заполнения

Рассмотрим заполнение карточки за I квартал 2015 г. на конкретном примере. Предположим, за этот период работница строительной фирмы Сидорова А.И. осуществляла следующую трудовую деятельность:
- в январе - в качестве машиниста погрузочно-разгрузочных машин (п. 3 ч. 1 ст. 30 Закона N 400-ФЗ) на складе строительных материалов с начисленной заработной платой в сумме 25 тыс. руб., при этом условия труда на данном рабочем месте не аттестованы и не проходили специальную оценку;
- в феврале - в должности уборщицы, не дающей права на досрочное назначение страховой пенсии, с начислениями заработной платы в сумме 14 тыс. руб. и пособия по временной нетрудоспособности в сумме трех тысяч рублей (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ);
- в марте - по профессии маляра при работе с нитрокрасками (Список N 2 производств, цехов, профессий и должностей с тяжелыми условиями труда, работа в которых дает право на государственную пенсию на льготных условиях и в льготных размерах, утв. Постановлением Совмина СССР от 22.08.1956 N 1173), при этом классификация условий труда по результатам специальной оценки - "Вредный В 3.3" с начислением заработной платы в сумме 30 тыс. руб. и материальной помощи в сумме четырех тысяч рублей (п. 11 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ).
Строительная фирма применяет общеустановленные тарифы страховых взносов:
- ОПС - 22 процента;
- ОМС - 5,1 процента;
- ФСС - 2,9 процента.
Фрагмент карточки Сидоровой с отражением индивидуальных начислений будет выглядеть так, как показано в образце.

Образец

Показатель				Суммы (в рублях и копейках)
СТРАНИЦА 1
			с начала года
		с начала года
		ст. 9 ч. 1, 2
Сумма выплат, превышающая установленную ч. 4 - 5.1 ст. 8 212-ФЗ		с начала года
			с начала года
На ОПС, ОМС, ФСС
			с начала года
Начислено страховых взносов на ОПС		с начала года
		с сумм, не прев. пред. величину
Начислено страховых взносов на ОМС
			с начала года
Начислено страховых взносов в ФСС
			с начала года
Расходы на цели обязательного социального страхования всего
			с начала года
в том числе расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством
			с начала года
СТРАНИЦА 2
Карточка учета сумм выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, занятого на соответствующих видах работ, указанных в пунктах 1 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях"
Выплаты по всем видам работ
Выплаты в соответствии с ч. 1 - 2 ст. 7 212-ФЗ
			с начала года
Из них суммы, не подлежащие обложению в соответствии с 212-ФЗ:		с начала года
База для начисления взносов на доплату к пенсии
			с начала года
Выплаты по видам работ, указанным в пункте 1 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ, по рабочим местам с классом условий труда В3.3 (вредные 3.3): тариф - 6,0%
Выплаты в соответствии с ч. 1 - 2 ст. 7 212-ФЗ
			с начала года
Из них суммы, не подлежащие обложению в соответствии с 212-ФЗ:		с начала года
База для начисления страховых взносов
			с начала года
Начислено страховых взносов
			с начала года
Выплаты по видам работ, указанным в пунктах 2 - 18 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ, по не прошедшим аттестации и специальной оценки условий труда рабочим местам (тариф - 6%)
Выплаты в соответствии с ч. 1 - 2 ст. 7 212-ФЗ
			с начала года
Из них суммы, не подлежащие обложению в соответствии с 212-ФЗ:		с начала года
База для начисления страховых взносов
			с начала года
Начислено страховых взносов
			с начала года
СТРАНИЦА 3
Карточка учета сумм страхового обеспечения на цели обязательного социального страхования
	Выплаты по видам пособий по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством
	По временной нетрудоспособности
		в т.ч. из фед. бюджета
		кол-во дней

Сведения из карточек работников о произведенных начислениях используются при формировании отчетности в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования России.

Страховые взносы начисляют все работодатели, производящие выплаты работникам. С 01.01.2017 контролируют их начисление и уплату налоговые органы. С этой даты введена в действие , в которой прописаны правила расчета и уплаты соцвзносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Какую форму использовать

Нынешним налоговым законодательством бланк учетной карточки не установлен. Следовательно, разработать и утвердить ее каждая компания должна самостоятельно. ФНС рекомендует взять за основу бланк, утвержденный ПФР.

До 2017 года страховые взносы администрировались внебюджетными фондами: ПФР и ФСС. Правила расчета страховых взносов были изложены в Федеральном законе № 212-ФЗ от 24.07.2009.

Именно эти две организации в совместном письме разработали и рекомендовали форму карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных соцвзносов (Письма ПФР № АД-30-26/16030 и ФСС ПФ № 17-03-10/08/47380 от 09.12.2014).

Бланк ПФР и ФСС

Разрабатываем и утверждаем собственную форму

Используемый организацией бланк карточки учета страховых взносов необходимо утвердить в учетной политике. Рассматриваемый регистр должен содержать следующие сведения:

• данные организации: наименование, ИНН, КПП;
• данные работника: Ф.И.О., ИНН, СНИЛС;
• сведения о трудовом договоре (номер, дата);
• информацию о наличии, отсутствии инвалидности;
• тарифы, используемые при расчете соцвзносов;
• суммы выплат работнику: ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
• суммы начисленных страховых взносов ежемесячно и нарастающим итогом с начала года;
• суммы выплаченных пособий за счет ФСС.

Взяв за основу форму, утвержденную ПФР и ФСС, удалив ненужную и дополнив необходимую информацию, указав необходимые ссылки на статьи НК РФ, мы получили бланк.

Бланк карточки учета соцвзносов

Образец заполнения

Заполним разработанный бланк сведениями на условном примере.

ООО «Компания» уплачивает страховые взносы по обычным тарифам, сотруднику Семенову С.С. инвалидность не установлена. Сумма месячной заработной платы составляет 100 000 руб. За год начисленное вознаграждение достигло предельных баз для расчета страховых взносов. Напомним, что предельные суммы выплат для начисления соцвзносов в 2019 г. составляют.

В 2018 году все компании с работниками обязаны вести карточки страховых взносов. За нарушение этого положения грозит серьезный штраф.

Мы расскажем вам, что представляет собой такая карточка, каков порядок ее ведения, какие обязательные данные она должна включать в себя. Также здесь вы найдете образец карточки по взносам 2018.

Зачем вести карточки по страховым взносам

Карточки по учету страховых взносов должны вести все организации, у которых есть сотрудники, получающие доходы. Это положение прописано в п. 4 ст. 431 НК РФ.

С помощью карточки страховщики будут отслеживать формирование страховой базы по каждому своему сотруднику. Для этого в карточке нужно указывать все страховые выплаты как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. В обязательном порядке такая карточка должна включать сведения:

• сумму доходов сотрудника;
• определение базы по страховым взносам;
• сумму начисленных взносов с их разбивкой по видам страхования и указанием расходов, сделанных за счет ФСС

Общие требования к ведению карточек по страховым взносам в 2018 году

Так как специально утвержденной формы карточек по учету страховых взносов образца 2018 года на данный момент не существует и не предвидится, то компании должны самостоятельно решать этот вопрос, то есть определять для себя – в какой форме они будут вести этот документ.

Многие организации используют форму 2014 года, адаптировав ее под изменения 2017 года (имеется в виду уплата взносов с 1 января 2017 года не в фонды (кроме взносов на травматизм), а в ФНС), но об этом пойдет речь чуть позже. Сейчас же важно отметить, что какую бы форму вы не определили для себя, все карточки по взносам должны подчиняться следующим требованиям:

• на каждого сотрудника должен быть оформлен отдельный регистр (заводить специальную карту по взносам на травматизм не обязательно);
• все суммы вписывайте с копейками;
• суммы доходов сотрудников нужно указывать полностью, не вычитая НДФЛ;
• карточка ведется в течение одного года;
• срок хранения карточек 6 лет.

Новые карточки по учету страховых взносов 2018 года

Как уже отмечалось выше, НК РФ не запрещает использовать карточки по учету страховых взносов от 9 декабря 2014 г. № АД-30-26/16030 и № 17-03-10/08-47380, но для этого их нужно предварительно обновить согласно требованиям гл. 34 НК РФ.

1. Меняем старые ссылки на нормативную базу (Закон о страховых взносах № 212-ФЗ) на новые (гл. 34 НК РФ):

Правовые положения старого образца 2014 года	На что меняем в новом образце карточки 2017-2018
ч.1 и 2 ст.7	п.1-3 ст. 420
ч.1 и 2 ст.9	п. 1и 2 ст.422
п.1 и 2 ч.3 ст.9	пп.1 и 2 п.3 ст.422

1. Удалить все строки, относящиеся к платам на травматизм в ФСС (делать это не обязательно, если вы будут учитывать все взносы в одном регистре).

1. Завести раздел для дополнительных пенсионных взносов сотрудников с вредными условиями труда и еще один – для расшифровки пособий (если у вас нет работников, занятых на вредном производстве, этот пункт можно пропустить).

Образец новой карточки по взносам 2018

Вы также можете скачать уже готовый новый бланк карточки по учету страховых взносов. В нем соблюдены все изменения законодательства по передаче с 2017 года администрирования страховых взносов (кроме травм) налоговой службе России.

Как заполнить карточку по учету страховых взносов

В первую очередь заполняем шапку регистра. В обязательном порядке указываем:

• Наименование компании, ее ИНН и КПП;
• Сведения о застрахованном лице (ФИО, СНИЛС, ИНН, гражданство, лучше указать еще и адрес прописки работника, наличие инвалидности, вид и номер договора, заключенного с ним).

Новая карточка по взносам 2017-2018 содержит в себе три раздела:

1 Раздел - покажите сведения о доходах сотрудников, о формировании базы для выплаты взносов и суммы самих взносов помесячно и нарастающим итогом с начала года.

Внимание! Не включайте сюда работников, занятых на вредном производстве

2 Раздел - покажите сведения о доходах сотрудников, занятых на вредных работах, о формировании базы для выплаты взносов, о суммах самих взносов помесячно и нарастающим итогом с начала года с разбивкой по уровню опасности производства.

3 Раздел - предназначен для отражения сведений по выплатам сотрудникам за счет ФСС.

Образец заполнения карточки по страховым взносам в 2018 году

Штрафы за неправильное ведение карточки по страховым взносам

За неправильное ведение карточек учета по страховым взносам в 2018 году компанию могут оштрафовать, подробнее о штрафах смотрите в таблице.

Нарушение по части страховых взносов	Последствия нарушений	Сумма штрафа
Если не заводить отдельную карточку на каждого сотрудника	Можно не доплатить взносы	20% от суммы недоимки
Если использовать карточку 2014 г. без изменений	ФНС не примет ее, как устаревшую	200 руб. за каждый старый образец
Не учитывать копейки в регистре	Можно не доплатить взносы	20% от суммы недоимки
Нарушение срока хранения карточек	ФНС может запросить карточки с не истекшим сроком годности	200 руб. за каждую не предоставленную карточку