Как списать перчатки заведующей по ахр. Учет спецодежды в организации: бухгалтерский и налоговый

Эта статья поможет вам лучше понять, когда и какие документы применять при учете спецодежды, в чем особенности учета. В 2017 году учет спецодежды регулируют Типовые нормы, утвержденные приказом Минтруда № 997н.

Среди требований охраны труда — обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения, в том числе — специальная одежда и специальная обувь. Причем применению подлежат лишь СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия (ст. 209, ст. 212, ст. 221 ТК РФ; ст. 24, ст. 25 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя (ст. 219 ТК РФ).

Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н . В соответствии с пунктом 9 Межотраслевых правил при заключении трудового договора работодатель должен ознакомить работников с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ. Причем с 28 мая 2015 года для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности надлежит руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н .

• № МБ-2 «Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-4 «Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов»;
• № МБ-7 «Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений»;
• № МБ-8 «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».

Особенности бухгалтерского и налогового учета спецодежды

Порядок бухгалтерского учета спецодежды установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н . В соответствии с этим нормативным документом стоимость спецодежды списывается при передаче в эксплуатацию линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах. Впрочем, спецодежду, срок эксплуатации не превышает 12 месяцев, разрешено списывать единовременно (п. 21, п. 26 Методических указаний). Аналогичный порядок можно применять в налоговом учете (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Правда, налоговые органы признают расходы на спецодежду экономически оправданными лишь в том случае, если она полагается работнику по результатам спецоценки или аттестации условий труда (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645).

Спецодежда предназначена для использования работником при выполнении трудовой функции. В нерабочее время она ношению не подлежит и должна храниться в санитарно-бытовых помещениях работодателя.

Как вести учет спецодежды на практике — иллюстрирует пример.

Учет спецодежды: проводки, пример

В январе 2015 года работодатель приобрел и выдал работнику, осуществляющему обслуживание производств:

• куртку для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий на утепляющей прокладке со сроком носки 1,5 года (18 мес.) стоимостью 9000 руб.;
• меховые рукавицы со сроком носки 2 года (24 мес.) стоимостью 360 руб.;
• резиновые перчатки при норме выдачи на год «до износа» стоимостью 40 руб.

Стоимость куртки и рукавиц бухгалтер будет списывать постепенно в течение срока эксплуатации — ежемесячно в сумме 500 руб. (9000 руб.: 18 мес.) и 15 руб. (360 руб.: 24 мес.) соответственно. Стоимость перчаток списывается единовременно.

В апреле выяснилось, что рукавицы работник потерял. А куртку он сдал на сезонное хранение. В этой ситуации бухгалтер произведет записи (расчеты по НДС опускаем):

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

• 9400 руб. (9000 + 360 + 40) - приобретена спецодежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

• 9400 руб. - выдана работнику спецодежда;

• 40 руб. - списана стоимость перчаток;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 2060 руб. ((500 + 15) руб./мес. х 4 мес.) - частично списана стоимость куртки и рукавиц (за январь-апрель);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 7000 руб. (9000 руб. - 500 руб./мес. х 4 мес.) - сдана на хранение куртка (в апреле);

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

• 300 руб. (360 руб. - 15 руб./мес. х 4 мес.) - выявлена недостача рукавиц (в апреле);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

• 300 руб. - недостача списана на работника (основание — п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Вопреки мнению Минфина России, представленному в письме от 12.05.2003 N 16-00-14/159 , в составе основных средств спецодежда учитываться не может.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Обеспечение спецодеждой работников, труд которых носит опасный или вредный характер, в соответствии с законодательством относится к обязанностям работодателя. Работник, которому полагается спецодежда, в случае отказа работодателя обеспечить ею, может на законных основаниях не исполнять свои трудовые обязанности. При этом работодатель согласно нормативно-правовых актов в области регулирования оплаты труда должен оплатить такой вынужденный простой Сумма оплаты простоя по причине необеспеченности спецодеждой не может быть меньше 2/3 среднего заработка рабочего. Нарушение законодательства в этом направлении влечет за собой административный штраф для работодателя, а в случае несчастного случая на рабочем месте по такой причине – уголовную ответственность.

Поскольку спецодежда имеется почти на каждом производственном предприятии, у бухгалтера зачастую возникают вопросы, связанные с учетом ее поступления, выдачи и списания. В данной статье мы рассмотрим как осуществляется списание спецодежды в бухгалтерском учете, какие для этого необходимы проводки и документы.

Предоставление спецодежды для работников

Работодатель обязан предоставить спецодежду, обувь и средства индивидуальной защиты работнику если профессиональная деятельность:

• является вредной или опасной;
• проходит в загрязненных, тяжелых температурных условиях;
• направлена на устранение последствий стихийных бедствий.

Такое его обязательство зафиксировано в ТК РФ и в Законе об охране труда. Спецодежда приобретается за деньги организации, поэтому принадлежит ей, а рабочему выдается в пользование. При этом плата за пользование не взимается. Поэтому когда рабочий увольняется, переводится на другое место, полученная им ранее спецодежда подлежит возврату.

Спецодежду выдают по нормам, но в определенных случаях возможна замена одного вида другим. Главное требование – замена не должна уменьшать защиту рабочего. Например, одежду из хлопка можно заменить брезентовой.

Что относится к спецодежде?

К специальной одежде можно отнести предметы, которые применяются для защиты рабочего от вредных условий труда. Это могут быть:

• скафандры;
• специальные костюмы;
• жилеты;
• накидки;
• комбинезоны;
• перчатки и т.д.

Кроме обязанности обеспечения рабочего индивидуальными средствами защиты, на работодателе лежит обязательство их хранения, стирки, дезинфекции и ремонту.

Перечень и нормы выдачи специальной одежды закреплены законодательно. Незначительно эти нормы могут меняться работодателем при условии обязательного согласования с профсоюзом. Изменения норм допустимы при условии, что качество спецодежды, имеющейся в наличии на предприятии, выше предусмотренного типовыми нормами. По согласованию с инспекцией по охране труда возможна замена одного вида спецодежды на другой. Например, комбинезон можно заменить халатом из этой же ткани.

Вся спецодежда, выдаваемая рабочим, должна соответствовать им по размеру, росту, условиям труда. Кроме того, необходимо учесть необходимость наличия сертификатов на нее.

Документальное оформление движения спецодежды

Операция	Документ
Выдача	Личная карточка учета спецодежды. Этот документ не относится к первичным, так как в нем не проставляется подпись работника, который выдал спецодежду
Движение	Карточка учета МБП
Выбытие	Акт выбытия МБП
Выдача	Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений
Списание	Акт на списание МБП

Особенности списания спецодежды

Порядок списания спецодежды в бухгалтерском учете зависит от того, отнесена она к производственным запасам или включена в состав основных фондов. Как правило, спецодежда на предприятии включается в производственные запасы. Но, если стоимость ее больше 40000 рублей, а срок службы более 1 года, то ее возможно учитывать как основное средство. Критерии отнесения спецодежды к предметам или средствам труда нужно зафиксировать в учетной политике предприятия.

Спецодежда может списываться так:

• линейным методом согласно сроку полезного использования (если он превышает год);
• сразу при выдаче в эксплуатацию (если он меньше года).

Во многих организациях работнику выдают одежду, которая не предназначена для предотвращения неблагоприятного действия на него окружающей среды. Она лишь указывает на принадлежность сотрудника к этому предприятию либо создана для того, чтобы соблюсти фирменный стиль. Такая одежда не относится к спецодежде, а бухгалтерский учет ее отличается.

Нормы списания спецодежды

Законодательством установлены типовые нормы выдачи спецодежды. Для некоторых отраслей народного хозяйства, например, для электроэнергетики, разработаны отдельные лимиты выдачи спецодежды.

Работодатель по собственной инициативе может отступить от установленного лимита в следующем направлении:

• сокращение сроков эксплуатации спецодежды. В правилах установлен максимальный срок службы спецодежды. Нельзя его увеличить, а вот сократить возможно;
• замена одного вида спецодежды другим при условии согласования необходимости такого действия с инспекцией по охране труда в письменной форме;
• выдача спецодежды тем сотрудникам, для которых она не предусмотрена законодательством при условии проведения оценки условий труда и согласования с профсоюзом.

Уменьшать нормы списания спецодежды нельзя. Если работнику по закону полагается две пары халатов в год, то выдать одну нельзя. Это приведет к административному штрафу, в случае повторного нарушения может вызвать остановку предприятия на срок до 3 месяцев.

Таким образом, если работодатель устанавливает свои нормативы списания спецодежды, то они должны повышать защиту работника и увеличивать его обеспеченность средствами защиты, но никак не наоборот.

Способы списания спецодежды

Спецодежда списывается по фактически произведенным расходам на ее приобретение или производство. Каким способом включить ее в издержки производства, решает руководство предприятия. Сделать это можно:

• полностью в момент отпуска спецодежды в эксплуатацию;
• частями же в течение какого-то отрезка времени после начала ее использования.

Спецодежда со сроком службы не больше 3 месяцев списывается разу.

Списание спецодежды в бухгалтерском учете

Спецодежда может относиться на предприятии как к основным фондам, так и к МПЗ (см. → ). Поэтому ее списание будет отражаться на счетах бухучета по-разному.

Когда спецодежда относится к МПЗ, то списание отражается следующим образом:

Корреспонденция счетов		Содержание операции	Примечание
Дебет	Кредит
20 (23,25,26,29,44)		Списана стоимость	Когда спецодежда списывается единовременно, то проводка выполняется один раз в месяце выдачи ее рабочему. При списании стоимости линейным методом проводка повторяется ежемесячно.
20 (23,25,26,29,44)		Списывается стоимость путем начисления амортизации	Когда спецодежда числится среди основных фондов
02	01	Списывается стоимость спецодежды	При выбытии спецодежды, когда она числится как основное средство

При списании стоимости спецодежды сразу за один раз, следует контролировать ее дальнейшую эксплуатацию с помощью специальной ведомости. При обнаружении недостачи виновник должен возместить ущерб.

Спецодежду, срок эксплуатации которой истек, необходимо списать актом. Этот документ разрешается составить в произвольной форме, если сохранятся необходимые для него реквизиты. Форма его в обязательном порядке утверждается руководителем предприятия в приказе к учетной политике.

Пример #1. Бухгалтерский учет спецодежды в организации: проводки

Предприятие приобрело как спецодежду куртку сроком эксплуатации 2 года за 3600 рублей (в т.ч. НДС – 550 рублей) и костюм хлопчатобумажный сроком эксплуатации 1 год по цене 1000 рублей (в т.ч. НДС – 153 руб).

Этот комплект был сразу же выдан работнику. Учетной политикой предприятия зафиксировано, что предметы, стоимостью до 40000 рублей относятся к производственным запасам, а стоимость предметов, срок эксплуатации которых составляет менее года, можно списать сразу на издержки производства.

Отражение движения спецодежды бухгалтером:

• Дт 10 Кт60 = 3897 (на стоимость купленной спецодежды без НДС)
• Дт 19 Кт 60 = 703 (входной НДС)
• Дт 68 Кт 19 = 703 (на НДС, подлежащий вычету)
• Дт 10/11 Кт 10/10 = 3897 (при отпуске спецодежды работнику)
• Дт 20 Кт 10/1 = 847 (на стоимость костюма)
• Дт 20 Кт 10/1 = 127 (ежемесячно на протяжении 24 месяцев списывается стоимость куртки)

Поскольку комбинезон имеет срок службы 1 год, стоимость его списывается сразу при выдаче рабочему. Куртка используется более одного года, но поскольку ее стоимость не превысила 40000 рублей, числится она как МПЗ и списывается равными долями на протяжении службы.

Пример #2. Списание спецодежды (касок) в бухучете

Рабочему выдана со склада каска (срок эксплуатации 24 месяца, цена 1500 рублей), рабочий комбинезон (срок 12 месяцев, цена 1300 рублей) и 2 пары перчаток (срок 3 месяца, цена единицы 100 рублей).

В бухучете нужно сделать следующие записи:

• Дт 10 «Спецодежда в эксплуатации» Кт 10 «Спецодежда на складе» = 3000
• Дт 20 кт 10 = 1500 (отнесены на затраты стоимость комбинезона и перчаток)
• Дт 20 кт 10 = 62,5 (каждый месяц на протяжении двух лет равными долями от стоимости каски)

Порядок списания спецодежды, числящейся в составе основных фондов, отличается. Первичным документом для оформления таких операций является .

Списание в этом случае отражается следующей проводкой:

Дебет 02 Кредит 01 – списана спецодежда

Ответы на актуальные вопросы

Вопрос №1. Увольняясь, рабочий возвратил спецодежду организации. Стоимость ее не была отнесена на издержки полностью. Как показать такие операции в учете?

Если комплект одежды изношен полностью, то нужно списать остаток стоимости, который числится на счете 10, на счет 94 сразу с последующим отнесением на счет 91. Если же спецодежду еще можно использовать, то списание стоимости надо прекратить до того момента, когда ее выдадут другому рабочему. При этом остаток стоимости переносят с субсчета «Спецодежда в эксплуатации» на субсчет «Спецодежда на складе».

Вопрос №2. Спецодежда износилась до завершения срока ее эксплуатации. Как отразить ее списание?

Чтобы зафиксировать непригодность одежды для дальнейшей эксплуатации, следует создать специальную комиссию. Последующее списание возможно только при наличии ее заключения.

Дебет 94 Кредит 10/11 – списание стоимости спецодежды

Дебет 91/2 Кредит 94 – стоимость списанной спецодежды отнесена к прочим расходам

Вопрос №3. Как списать спецодежду, которая не была возвращена на предприятие рабочим по причине его смерти? Срок ее эксплуатации более 1 года, стоимость до 40000 рублей. Стоимость погашалась линейным способом отнесением ее на издержки производства.

Остаточная стоимость спецодежды следует списать как задолженность, взыскать которую нереально. Если спецодежда будет возвращена предприятию родственниками умершего работника, то ее стоимость будет погашена принятыми на предприятии способами при ее дальнейшей выдаче другому работнику.

Дебет 76 Кредит 10 – на остаточную стоимость спецодежды

Дебет 91 Кредит 76 – отнесение остаточной стоимости к издержкам предприятия

Вопрос №4. Какими проводками следует отразить недостачу спецодежды, выявленную инвентаризацией?

Недостача, установленная во время инвентаризации на предприятии, возможна по вине материально-ответственного лица или же по другим причинам. В первом случае:

Дебет 73 Кредит 94 – на сумму недостачи

Если же виновные лица не установлены, то:

Дебет 20, 91, 44 Кредит 94

Вопрос №5 . Какими документами оформляется списание спецодежды?

Спецодежду нужно списать, когда истек срок ее использования, или она выбыла по какой-либо причине. Чтобы оформить утерю или порчу спецодежды, оформляют акт выбытия или акт списания МБП. Этот документ заполняют в двух экземплярах, один отдают в бухгалтерию. В акте необходимо отразить причину списания предмета. Спецодежду, которая числилась на предприятии как основное средство, списывают актом списания основных средств. Эти документы составляются специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя, и заверяются подписями всех участников.

На основании данных первичной документации осуществляется контроль спецодежды на предприятиях с вредными и опасными условиями труда. Приобретать МБП приходится часто. Поэтому бухгалтеры должны знать, как правильно вести учет спецодежды. Рассмотрим детальнее, как оформлять документы и проводить операции в 1С.

Обеспечение СИЗ

Обеспечение сохранения жизни работников является одним из принципов декларации Международной организации труда и Всеобщей декларации прав человека. В ТК РФ на первое место выдвинута обязанность работодателей обеспечить нормальные условия труда сотрудников. Согласно ст. 210 ТК РФ, одним из главных направлений госполитики в этой области является предоставление сотрудникам средств защиты.

СИЗ – это предметы, используемые для предотвращения воздействия вредных производственных факторов. Они применяются, если безопасность работы не может быть обеспечена только оборудованием и организацией труда.

СИЗ делятся на:

• изолирующие костюмы, скафандры;
• средства для защиты органов дыхания, такие как противогазы и респираторы, пневмошлемы и маски;
• специальную одежду: жилеты, пальто, накидки и т. д.;
• средства для защиты нижних конечностей (сапоги, ботинки бахилы и т. д.), верхних конечностей (перчатки, рукавицы), головы (шлемы, шапки, береты), лица (щитки), глаз (защитные очки), органов слуха (специальные шлемы, наушники);
• средства для защиты от падения с высоты;
• дерматологические средства.

Техника безопасности на предприятии и ст. 221 ТК РФ предусматривают порядок обеспечения трудоустроенных лиц средствами защиты. Работодатель обязан предоставить необходимые МБП лицам, работающим на вредных производствах и в загрязненных помещениях. На нем также лежит обязанность по сохранению, стирке, сушке, дезинфекции, дезактивации и ремонту выданной спецодежды. Согласно ст. 215 ТК РФ, СИЗ - даже иностранного производства - должны соответствовать требованиям охраны РФ и иметь сертификат качества. Иначе их применять нельзя.

Перечень и количество необходимых МБП представлен в Типовых отраслевых нормах. Перечисленные там требования не зависят от отрасли производства, цеха или участка работы. Однако, согласно ст. 221, работодатель имеет право ограничить нормы бесплатной выдачи СИЗ, согласовав вопрос с профсоюзной организацией и исходя из своего экономического положения. Данное положение действует, если рассматриваемые СИЗ отличаются по качеству от типовых и лучше защищают в условиях вредного производства, высоких температурных режимов и загрязнений.

В некоторых случаях работодатель может после согласования с госинспектором по охране труда и профсоюзным органом заменить один вид СИЗ, предусмотренный Типовыми нормами, другим, который лучше обеспечивает защиту от опасных производственных факторов. Например, хлопчатобумажный комбинезон может быть заменен костюмом или халатом из этой же ткани, или наоборот. Суконный, брезентовый костюм может быть заменен хлопчатобумажным с огнезащитной или водоотталкивающей пропиткой, кожаные ботинки можно поменять на резиновые, полусапожки из искусственной кожи – на кирзовые. Прорезиненный фартук меняют на изделие из полимерных материалов, рукавицы - на перчатки. Точно так же можно заменить материал и использовать вместо резиновых изделий для защиты рук перчатки из полимерных материалов.

Такие СИЗ, как предохранительный пояс, диэлектрические перчатки, галоши, коврик, очки, щитки, противогаз, респиратор, шлем, накомарник, наплечники, каска, налокотники, заглушки, антифоны, шлемы, светофильтры и прочие, не указанные в Типовых нормах предметы могут быть выданы сотрудникам после предварительной аттестации рабочих мест. Исследуется характер выполняемых работ, а также определяется срок использования - до полного износа или в качестве запасных.

Выдаваемые сотрудникам СИЗ должны соответствовать им по росту, полу, размерам, условиям выполняемой работы. Предусмотренные Типовыми нормами дежурные средства защиты должны предоставляться сотрудникам исключительно на время выполнения работ, для которых они изначально предусмотрены. Такие МБП могут быть закреплены за отдельными рабочими местами. Например, тулупы можно использовать на наружных постах, диэлектрические перчатки - при работе на электроустановках и т. д. Передаваться такие СИЗ будут между сменами, а ответственными за их использование являются мастера.

Теплая спецодежда и обувь (утепляющие костюмы, куртки, брюки, тулупы, валенки, ушанки, меховые рукавицы и др.) должны выдаваться с наступлением холодов, а в теплое время года – сдаваться для хранения до следующего сезона. Время пользования такой одеждой устанавливается работодателем вместе с профсоюзом и органом, занимающимся учетом климатических условий.

Лицам, которые совмещают профессии или выполняют постоянно несколько видов работ, в т. ч. в составе бригад, кроме основных, должны выдаваться СИЗ в зависимости от вида деятельности.

БУ

Учет спецодежды в балансе осуществляется по фактическим затратам на ее покупку или изготовление. Если предприятие использует МБП собственного производства, то расходы на их изготовление группируются сначала на счетах учета производственных издержек. По факту выпуска рассчитывается себестоимость, в которую включаются все затраты. Готовая спецодежда отправляется на склад «Актом выполненных работ». В БУ формируется проводка ДТ23 КТ10 на сумму расходов по изготовлению. Аналитический учет следует вести максимально подробно, указывая количество, наименование, дату поступления и возврата, материально ответственных лиц.

В БУ стоимость МБП списывается единовременно или линейно. Первый метод можно применять, если срок службы предмета не превышает 12 месяцев, а второй – для более долгосрочных МБП. Детальнее нюансы списания спецодежды будут рассмотрены далее.

Варианты

Обычно спецодежда учитывается в составе производственных запасов. Но если ее стоимость превышает 40 тыс. руб., а срок использования превышает 12 месяцев, тогда ее приходуют в состав ОС. Выбранный вариант нужно прописать в приказе об учетной политике организации.

Приобретение спецодежды

Если купленные товары учитываются в составе ОС, то приходовать их следует на счет 10. Он указывается на вкладке «Материалы» в программе 1С. Также необходимо выделить отдельный субсчет «Спецодежда на складе». Поступление товара в программу осуществляется на основании приходного ордера. Можно использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк и указывать в нем все необходимые реквизиты.

Пример

Условное ООО, занимающееся перевозкой грузов, в феврале 2016 года приобрело 10 жилетов для водительских автомобилей по 159,3 руб. за шт. Общая стоимость покупки составила 1593 руб. Согласно Типовым нормам, срок использования жилетов составляет один год. Спецодежда в бухгалтерском учете в таком случае будет учитываться в составе МБП.

ООО (название)

ПКО от 28.02.16 № 15

Проводки в бухгалтерском учете:

• ДТ10 субсчет «Спецодежда» КТ60 - 1 350 руб. - стоимость спецодежды (без НДС).
• ДТ19 КТ60 - 243 руб. - входной НДС.
• ДТ68 «Расчет по НДС» КТ19 - 243 руб. - принят к вычету НДС.
• ДТ60 КТ51 - 1 593 руб. - перечислены средства поставщику.

Учет выдачи спецодежды

Распределение купленных товаров должно осуществляться на основании первичного документа. Его форма должна соответствовать требованиям налогового и бухгалтерского учета. Если принято решение использовать унифицированный бланк, то для учета выдачи можно применять требование-накладную (№ М-11), или накладную на отпуск материалов (№ М-15), или лимитно-заборную карту (№ М-8). А можно составить свой документ на основании любого из перечисленных.

Руководитель подразделения распределяет купленные товары, а бухгалтер должен составить ведомость выдачи спецодежды. Лучше всего формировать этот документ один раз в месяц или год на всех сотрудников. Можно использовать такой образец.

ООО (название)

Ведомость выдачи спецодежды за 2015 год

№ п/п	ФИО	Спецодежда		Ед. измер.	Кол-во, шт.	Сумма без НДС, тыс. руб.	Дата выдачи	Срок службы	Дата возврата
		Наименование	№ номенкл.
1	Иванов	Костюм	1840	Шт.	1	1	01.09.15	1 год
2	Петров	Куртка	1837	Шт.	1	2,5	01.09.15	1 год

В собственную форму можно вставить любые строки. Например, фиксировать возврат спецодежды перед увольнением сотрудника. Эта ведомость будет считаться регистром.

Факт выдачи спецодежды должен быть отображен на счете 10. Проводка будет показывать движение спецодежды с субсчета «На складе» на субсчет «В эксплуатации». Списание спецодежды осуществляется единовременно или равномерно по факту выдачи ее сотрудникам. Стоимость включается в производственные расходы предприятия.

Пример

Дополним условия предыдущего примера. Техника безопасности на предприятии предусматривает использование жилетов сотрудниками транспортной службы. Кладовщик условного ООО 17 марта выдал эти МБП. Перемещение спецодежды между подразделениями оформляется требованием-накладной. Выдача жилетов водителям фиксируется в ведомости. По этим первичным документам бухгалтер делает проводки в балансе:

ДТ10 субсчет «Спецодежда в эксплуатации» КТ10 субсчет «Спецодежда на складе»
- 1080 руб.- перемещение МБП в подразделение.

Документы от подотчетных лиц в бухгалтерию попали в конце месяца. Учетной политикой предусмотрено, что МБП со сроком использования до 12 месяцев списываются единовременно. В БУ проводятся такие записи:

ДТ20 КТ10 - 1080 руб. - списание спецодежды в счет расходов предприятия.

ДТ012 «Спецодежда в эксплуатации» - 1080 руб. - выдача МБП сотрудникам.

Возврат МБП на склад

Чаще всего спецодежда является собственностью компании. Сотрудник получает ее во временное пользование, а в случае увольнения или смены должности возвращает ее на склад. Эту операцию нужно отразить в бухучете.

Составлять отдельный документ нет необходимости. Разработанная карточка учета спецодежды может содержать строки, в которых будет отражаться факт возврата МБП. Как отразить операцию в бухгалтерском учете? Если спецодежда списывается на расходы полностью, то дополнительные проводки делать не нужно. Если часть стоимости числится по счету 10, то нужно сделать дополнительную запись, перевести МБП с субсчета «Спецодежда в эксплуатации» на субсчет «Спецодежда на складе». Остаток стоимости не списывается, так как на расходы можно относить только МБП, которые находятся в эксплуатации.

Учет спецодежды в НУ не отражается. МБП списываются на расходы при расчете НПП единовременно. Это происходит в момент передачи спецодежды сотруднику. Пришедшие в негодность МБП подлежат списанию. Но эта операция оформляется отдельным актом.

Лимиты списания МБП

Министерством труда России разработаны нормы спецодежды, но только для некоторых отраслей, например, для предприятий электротехнической сферы деятельности. Остальные организации могут использовать Типовые нормы выдачи одежды.

Кроме этого, предприятия могут учитывать все расходы на приобретение и уход за МБП, в том числе сверх установленных норм. Это не противоречит НК РФ, ТК РФ. Но предварительно нужно разработанные правила расчета утвердить внутренним приказом руководителя.

А вот списывать малоценные и быстроизнашивающиеся предметы по нормам, ниже законодательных, нельзя. Это противоречит ст. 221 ТК РФ. Если правилами предусмотрено три пары перчаток за год на одного сотрудника, то выдать ему две пары нельзя. За такие нарушения предусмотрен штраф. Дополнительные затраты предприятия могут составлять 30-50 тыс. руб., а руководителя – 1-5 тыс. руб. В случае грубого нарушения норм инспекция по труду может остановить деятельность предприятия на 90 дней.

Нюансы налогообложения

Учет спецодежды осуществляется без начисления НДС. Эти МБП выдаются на время, а не передаются в собственность сотрудникам. То есть нет перехода прав собственности. С этим налоговые органы спорить не будут. Иначе обстоят дела, если сотрудник выплатил деньги за спецодежду. Например, при увольнении он заплатил в кассу ее остаточную стоимость. В такой ситуации нужно либо начислить НДС, либо сослаться на постановление ФАС № 2901/2008. Сотрудник выплатил компенсацию предприятию, а не купил спецодежду. На стоимость МБП начислять страховые взносы не нужно, при условии, что оны переданы сотрудникам в пользование, а не в собственность.

Учет спецодежды, которая подлежит списанию, в НУ осуществляется иначе, нежели в бухгалтерском. МБП стоимостью менее 10 тыс. руб., использовать которые можно до 12 месяцев, включаются в состав материальных издержек. Затраты на их приобретение являются косвенными и списываются полностью в момент выдачи. Спецодежда, стоимость которой превышает 10 тыс. руб., а срок службы составляет более одного года, включается в состав амортизируемого имущества и погашается линейным способом.

Учет спецодежды в 1С

Приобретение МБП осуществляется документом «Поступление товаров» с видом операции «Покупка». Для добавления позиции номенклатуры в документ нужно ввести новый элемент в «Номенклатуру» в группу «Спецодежда» или «Спецоснастка», указать количество и счет учета «10».

Следующий этап - передача МБП в эксплуатацию на производство. Это операция проводится в программе документом «Передача материалов». В нем указывается физлицо, которому предоставляется МПБ. Чтобы вбить передачу спецоснастки, нужно в этом же документе выбрать одноименную закладку.

В отличие от рассмотренного до этого примера, оборудование передается не физическому лицу, а в определенный цех. Он вбивается в поле «Местонахождение». В этом же документе указывается способ списания стоимости МБП: единовременно в момент передачи или равными партиями. Для этих целей предусмотрен реквизит «Назначение использования». В основном списание МБП осуществляется в момент передачи их в эксплуатацию. Все затраты ложатся на производственные расходы текущего периода. Реквизит «Количество по нормативу» заполняется, чтобы в момент передачи МБП другим документом число спецодежды подставлялось автоматически.

От периода эксплуатации зависит порядок погашения стоимости МБП. Если он превышает один год, то в БУ и НУ стоимость спецодежды списываться на материальные расходы. Только в первом случае будет выбран линейный способ.

Особенность спецоснастки в том, что ее нельзя отнести на ОС, если стоимость последней составляет менее 40 тыс. рублей. Она списывается либо пропорционально с объемом выполненных работ, либо линейно. В первом случае нужно ежемесячно создавать документ «Выработка МБП и материалов» и регистрировать в нем количество изготовленной продукции.

В дебет проводки, которой будут списаны МБП, подставляются данные, которые указаны в реквизите «Отражение расходов»: счет 20 или 25, подразделение, статья затрат и номенклатурная группа. Сумма на забалансовые счета 10.11 и 10.10 попадает после проведения документов.

Списание стоимости спецодежды

Если при передаче МБП нужно удалить их с баланса, то при формировании документа перемещения материалов следует указать соответствующие проводки. Если отчуждение стоимости осуществляется на протяжении всего срока использования спецодежды, то проводки указываются в конце отчетного периода при закрытии месяца. Для этих целей предусмотрен отдельный регистр «Погашение стоимости спецодежды». Он формирует запись ДТ счет 20.01 КТ счет 10.11.

Выведение спецоснастки из эксплуатации осуществляется документом «Списание материалов». Он вводится на основании «Передачи материалов» или отдельно. В первом случае все поля подставляются из документа-основания, во втором – их нужно вбивать отдельно или заполнять кнопкой «Подбор». Дополнительно в поле «Местонахождение» указывается цех, с которого выводится спецоснастка.

Закладка «Списание расходов» заполняется, если стоимость МБП полностью не погашена. По умолчанию затраты будут зачисляться в дебет счета, указанного в основной части документа. Можно выбрать второй тип списания и вбить отдельно счет.

Списание спецодежды в бухгалтерском учете в 2018-2019 годах требуется производить с применением установленных сроков и норм ее использования. О них мы и расскажем в нашей статье. А также подскажем, какими проводками следует отражать эту операцию.

Условия, учитываемые при списании спецодежды

Бухгалтерский учет спецодежды регулируется приказом Минфина РФ «Методические указания по бухгалтерскому учету спецодежды» от 26.12.2002 № 135н (далее — методические указания № 135н).

Спецодеждой признаются одежда, обувь и предохраняющие приспособления для работников, используемые в обязательном порядке при проведении вредных, опасных, грязных или связанных с высокими (низкими) температурами работ (пп. 2, 7, методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ).

Об обеспечении средствами защиты читайте в статье «Какие обязанности работодателя в охране труда?» .

О документальном оформлении выдачи спецодежды читайте в статье «Личная карточка учета выдачи СИЗ - бланк заполнения 2018 - 2019» .

При списании спецодежды учитываются определенные условия. Изучим их на простом примере.

Пример

ООО «Дизайн Ремонт», предоставляющее услуги по ремонту квартир, в мае закупило для работника, проводящего малярные работы, одежду:

• защитный костюм;
• головной убор;
• перчатки;
• защитные очки.

Условия	Защитный костюм	Головной убор	Перчатки	Защитные очки
Стоимость без НДС, руб. / шт. (пару)
Количество			12 пар
Относится к спецодежде?
	Пп. 2, 7, 8 методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ, п. 40 приказа Минфина РФ «О типовых нормах выдачи спецодежды во всех видах деятельности» от 09.12.2014 № 997н (далее — типовые нормы № 997н)
Срок эксплуатации спецодежды, мес.				До износа, не больше 12 мес.
	П. 26 методических указаний № 135н, п. 40 типовых норм № 997н + п. 9 приказа «О типовых нормах выдачи спецодежды на ремонтно-строительные работы» от 16.07.2007 № 477 — уточнение по защитным очкам
Специфика списания спецодежды в бухгалтерском учете	(примечание: по спецодежде со сроком эксплуатации > 12 мес. — равными долями в течение срока эксплуатации)
	Пп. 21, 26 методических указаний № 135н
Специфика списания спецодежды в налоговом учете	При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации		При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке (т. к. срок эксплуатации перчаток менее 1 отчетного периода)	При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации
	Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ
На какие расходы относится спецодежда в бухгалтерском учете	На производственные (или прочие — при досрочном прекращении производственных работ)
	Пп. 27, 33 методических указаний № 135н
На какие расходы относится спецодежда в налоговом учете	На материальные — на основании документального подтверждения наличия условий труда, требующих применения спецодежды и определяемых при их специальной оценке
	Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ

Спецодежда со сроком службы более 12 месяцев может быть зафиксирована в бухучете как основное средство (ПБУ 6/01) и списываться в ежемесячном порядке в виде амортизации. Указанный метод целесообразен в отношении дорогостоящей спецодежды — стоимостью > 100 000 руб. При зачислении в основные средства спецодежды стоимостью меньше указанного предела придется отражать временные разницы между налоговым и бухгалтерским учетом спецодежды.

Порядок списания спецодежды, пришедшей в негодность раньше срока

Пример (продолжение)

В мае ООО «Дизайн Ремонт» передало в эксплуатацию 1 защитный костюм, 1 головной убор, 12 пар перчаток и 1 защитные очки.

Метод списания спецодежды определен в виде ежемесячного линейного списания, за исключением перчаток — по ним списание производится за 1 раз в полной сумме.

После начала эксплуатации спецодежды произошли события:

Период	События	Сумма износа, списанная до порчи спецодежды	Сумма к списанию после порчи спецодежды	Списание оставшейся стоимости спецодежды в бухгалтерском учете	Обоснование
Сентябрь	Испорчен костюм без возможности восстановления не по вине работника	430 руб. = 1 290 / 12 мес.× 4 мес. (июнь — сентябрь)	860 руб. = 1 290 - 430	Финансовые результаты	П. 41 методических указаний № 135н, п. 30 методических указаний по учету МПЗ, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н
Октябрь	Утерян головной убор по вине работника	133 руб. = 320 / 12 мес.× 5 мес. (июль — октябрь)	187 руб. = 320 - 133	На расчеты с работником по возмещению ущерба	П. 41 методи-ческих указаний № 135н
Ноябрь	Безвозвратно испорчены 12 пар перчаток не по вине работника	1 560 руб.= 130 × 12 пар	0 руб.	Не осуществляется, т. к. стоимость перчаток списана в полной сумме в мае в составе производственных затрат	Пп. 21, 41 методических указаний № 135н
Декабрь	Продан костюм, введенный в эксплуатацию в сентябре, в связи с окончанием деятельности по ремонту квартир	322,50 руб. = 1 290 / 12 мес. × 3 мес. (октябрь — декабрь)	967,50 руб. = 1 290 - 322,50	На прочие расходы	П. 33 методических указаний № 135н

Нормы списания спецодежды в бухгалтерском и налоговом учетах

По п. 14 приказа Минздравсоцразвития России «Межотраслевые правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» от 01.06.2009 № 290н (далее — межотраслевые правила) лимит списания спецодежды основывается на нормах, утвержденных либо отраслевыми актами, либо типовыми нормами № 997н.

Работодатель вправе утвердить собственные нормы, повышающие обеспеченность работников спецодеждой. Самостоятельно определяемые нормы должны соответствовать итогам проведенной специальной оценки условий труда (п. 6 межотраслевых правил).

Об оценке условий труда читайте в статье «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)?» .

Списание спецодежды в бухгалтерском учете производится на основании фактически произведенных затрат на ее покупку (производство) (п. 20 методических указаний № 135н).

Порядок отнесения спецодежды на материальные расходы в налоговом учете утверждается работодателем самостоятельно — в полном объеме на дату начала ее эксплуатации либо в течение нескольких отчетных периодов после начала применения (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Нормы расходования спецодежды в НК РФ, как и в правилах бухгалтерского учета, не зафиксированы. Но позиция Минфина РФ (письма от 08.04.2016 № 03-03-06/1/20165, от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763) указывает на то, что предельная величина отнесения эксплуатируемой спецодежды на расходы в налоговом учете должна определяться организациями на основании норм, зафиксированных законодательством, либо внутренними актами работодателя.

При необоснованном превышении норм списания спецодежды возникают постоянные разницы между налоговым и бухгалтерским учетами спецодежды.

Формируемые при списании спецодежды проводки в бухгалтерском учете

По плану счетов, утвержденному приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, движения по спецодежде фиксируются на счете 10, субсчетах «Спецодежда на складе» и «Спецодежда в эксплуатации».

Для контролируемого учета эксплуатируемой спецодежды, списываемой в разовом порядке при вводе в эксплуатацию, можно ввести забалансовый счет «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 методических указаний № 135н).

Пример (продолжение)

ООО «Дизайн Ремонт» отразило проводки по списанию спецодежды:

Период	Действия			Сумма
	Оприходована спецодежда на склад	10 «Спецодежда на складе»		5 420 руб. = 1 290 × 2 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1
	Передана спецодежда в эксплуатацию		10 «Спецодежда на складе»	4 130 руб. =1 290 × 1 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1
Июнь	Отражен износ спецодежды за месяц		10 «Спецодежда в эксплуатации»	214 руб. = 1290 / 12 + 320 / 12 + 960 / 12
	Списана стоимость перчаток		10 «Спецодежда в эксплуатации»	1 560 руб. = 130 × 12
	Отражена стоимость перчаток на забалансе			1 560 руб.
Сентябрь	Списана остаточная стоимость костюма		10 «Спецодежда в эксплуатации»	860 руб.
				860 руб.
Октябрь	Списана остаточная стоимость головного убора		10 «Спецодежда в эксплуатации»	187 руб.
				187 руб.
Ноябрь	Списана стоимость перчаток с забаланса		012 «Спецодежда в эксплуатации»	1 560 руб.
Декабрь	Списана остаточная стоимость проданного костюма		10 «Спецодежда в эксплуатации»	967,50 руб.

Итоги

Порядок отражения в учете списываемой стоимости спецодежды зависит от сроков ее эксплуатации и причин списания — в разовом порядке либо в течение срока эксплуатирования; на производственные (или прочие) расходы либо на расчеты с виновными лицами. Зафиксированные законодательством или внутренними документами организации нормы регулируют лимит списания спецодежды в налоговом учете.

Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам строительной организации. Нормы списания хлопчатобумажных перчаток, если на практике перчатки изнашиваются по одной паре в течение одного дня у одного рабочего.

Вопрос: Какими ограничениями надо пользоваться при разработке в строительной организации норм списания хлопчатобумажных перчаток. На практике перчатки изнашиваются по одной паре в течение одного дня у одного рабочего. Прорабы тоже используют перчатки, с износом одной пары в три дня.

Ответ: При выдаче спецодежды в строительных организациях Вы можете использовать нормы, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 16.07.2007 № 477. Однако хлопчатобумажные перчатки в этих нормах не предусмотрены. Также можно использовать общеотраслевые нормы, утвержденные Приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.

В них предусмотрена выдача перчаток с полимерным покрытием - 6 пар и перчаток резиновых или из полимерных материалов - 12 пар.

Для улучшения условий работы сотрудников можно отступить от отраслевых правил. Так, по своей инициативе можно:

Чаще менять спецодежду, ведь отраслевыми нормами установлены только предельные сроки ее использования;

Заменить спецодежду другим ее видом;

Выдать спецодежду сотрудникам, для которых типовыми нормами она не предусмотрена. Для этого придется провести специальную оценку условий труда . Если по ее результатам условия работы будут признаны вредными, опасными или связанными с загрязнением, то выдача спецодежды будет обоснована. Порядок проведения такой оценки установлен Законом от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ . Если в организации есть профсоюз, то с ним нужно согласовать выдачу спецодежды, не предусмотренной типовыми нормами.

Обоснование

Как оформить и отразить в бухучете выдачу спецодежды сотрудникам

Когда и кому выдавать спецодежду

Где закрепить порядок выдачи спецодежды

Порядок выдачи спецодежды закрепите в локальных документах. Например, в коллективном или трудовом договоре или Правилах трудового распорядка . При этом нужно утвердить следующие данные:

• перечень должностей, связанных с вредными и (или) опасными условиями труда, с загрязнением;
• нормы выдачи спецодежды по каждой должности;
• срок носки, по истечении которого сотруднику должен быть выдан новый комплект спецодежды.

Такой вывод позволяют сделать пункт 6 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н , а также часть 4 статьи 189 и абзац 9 части 2 статьи 41 Трудового кодекса РФ.

Приказ Минздравсоцразвития России от 16.07.2007 № 477 «Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам, занятым на строительных, строительно-монтажных и ремонтно-строительных работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением»

N пп	Наименование профессий и должностей			Наименование средств индивидуальной защиты		Норма выдачи на год (количество единиц или комплектов)
1	2			3		4
Руководители и специалисты
92.			Инженер по охране труда; геодезист; мастер; мастер строительных и монтажных работ;		Костюм для защиты от производственных загрязнений и механических воздействий		1
			механик участка; начальник участка;		Плащ непромокаемый		1 на 2 года
			производитель работ (прораб); старший		Ботинки кожаные		1 пара
			производитель работ (прораб)		Сапоги резиновые		1 пара
					Очки защитные		до износа
							1
					Зимой дополнительно:
					Куртка на утепляющей прокладке		по поясам
					Брюки на утепляющей прокладке или		по поясам
					Костюм для защиты от пониженных температур из смешанной или шерстяной ткани		по поясам
					Валенки с резиновым низом или		по поясам
					Ботинки кожаные утепленные с жестким подноском		по поясам
					Перчатки с защитным покрытием, морозостойкие, с шерстяными вкладышами		3 пары
					Жилет сигнальный 2 класса защиты		1

Приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н «Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением»