В программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предусмотрено формирование инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) и регистрации результатов инвентаризации с помощью документов, а также дальнейшее отражение результатов инвентаризации в учете. В предлагаемой статье методисты фирмы "1С" разъясняют порядок работы в программе.

Для формирования инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) и регистрации результатов инвентаризации в программе "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" предназначены документы, приведенные в таблице 1. Все перечисленные документы, далее - документы инвентаризации, оформляются однотипно. В документах инвентаризации указываются:

• дата проведения инвентаризации - дата, по состоянию на которую будут сличаться учетные данные с фактическими; центр материальной ответственности - МОЛ, подразделение, в котором производится инвентаризация;
• номер и дата приказа о создании инвентаризационной комиссии, а также председатель и члены комиссии.

Таблица 1

Документ в программе	Инвентаризируемый счет учета	Первичный документ
Инвентаризация денежных средств	201.04 "Касса"	Инвентаризационная опись наличных денежных средств ф. 0504088
Инвентаризация денежных документов	201.05 "Денежные документы"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086
Инвентаризация расчетов	Дебиторская задолженность 205 " Расчеты по доходам". Все субсчета счета 205, кроме счетов авансов ХХХ.ХХ.АВ 206 "Расчеты по выданным авансам". 207 "Расчеты по бюджетным кредитам". 208 "Расчеты с подотчетными лицами". 209 "Расчеты по недостачам". Кредиторская задолженность 205.ХХ.АВ " Расчеты по доходам". Авансы 301 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" 302 "Расчеты по принятым обязательствам". 304.01 "Расчеты по средствам, полученным во временное распоряжение" 304.02 "Расчеты с депонентами" 304.03 "Расчеты по удержаниям из оплаты труда" 304.04 "Внутриведомственные расчеты"	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ф. 0504089
Инвентаризация ОС (НМА, НПА) на балансовых счетах	101 "Основные средства" 102 "Нематериальные активы" 103 "Непроизведенные активы"
Инвентаризация основных средств (забалансовый учет)	01 "Основные средства в пользовании", 02.1 "ОС, принятые на ответственное хранение", 22.1 "ОС, полученные по централизованному снабжению"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация ОС в оперативном учете	Основные средства, списанные с балансового учета при вводе в эксплуатацию (стоимостью менее 3 000 рублей)	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация материалов на счете 105	105 "Материальные запасы"	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация материалов (забалансовый учет)	02.2 "Материалы, принятые на ответственное хранение" 07 "Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных" 12 "Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками" 13.2 "Экспериментальные устройства" 22.2 "МЗ, полученные по централизованному снабжению" 23 "Периодические издания для пользования".	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов ф. 0504087
Инвентаризация БСО	03 "Бланки строгой отчетности".	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086.

Спецификация документов заполняется автоматически по данным учета. В строках спецификации выводятся остатки НФА (финансовых активов, расчетов) на указанную дату с учетом операций, зарегистрированных (и проведенных) в информационной базе на дату и время документа инвентаризации.

Из документов распечатываются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Также можно распечатать Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ-22, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).

Инвентаризационной комиссией в описях заполняются данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей (нефинансовых и финансовых активов), состоянии расчетов.

После проведения инвентаризации в документы вносятся фактические данные. Если обнаружены излишки по номенклатуре, которая не включена в документ, следует ввести в спецификацию новую строку (строки). Отклонение фактических данных от учетных отражается на закладке "Результаты".

На основании документов, в которых зафиксировано расхождение фактических данных с учетными, можно ввести приходные документы - для оприходования излишков и расходные документы - для регистрации недостач.

Отклонения по расчетам вводятся документами "Операция (бухгалтерская)".

Результаты инвентаризации денежных средств в кассе оформляются документами Приходный кассовый ордер (излишек) и Расходный кассовый ордер (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание ).

Результаты инвентаризации денежных документов в кассе оформляются документами Приходный кассовый ордер (фондовый) (излишек) и Расходный кассовый ордер (фондовый) (недостача), в которых дается ссылка на Акт о результатах инвентаризации (реквизит Основание ).

В документах вида Приходный кассовый ордер следует выбрать операцию Поступление средств в возмещение ущерба (209) (Прочие поступления денежных документов) .

В документах вида Расходный кассовый ордер следует выбрать операцию Прочие выбытия наличных д/с (Прочие выдачи денежных документов из кассы) , при этом корреспондирующий счет выбирается из списка счетов, ограниченного списком корректных проводок. В списке корректных проводок следует выбрать счет 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов".

В качестве КБК счета 209.05 следует указать код источника внутреннего финансирования дефицита бюджета, в качестве кода КОСГУ автоматически проставляется единственно возможное значение "560" - по дебету, ("660" - по кредиту).

В 2009 году для счета 209.05 "Расчеты по недостачам финансовых активов" используется код по классификации источников финансирования дефицитов бюджетов из группы 000 01 05 02 00 00 0000 600 "Увеличение/уменьшение прочих остатков средств бюджетов", соответствующий бюджету, из которого финансируется ваше учреждение (тот же код вы указываете в операциях по счетам 201.04 "Касса", 201.01 "Денежные средства учреждения на банковских счетах").

Ниже приведен пример указания КБК по счету 209.05 для учреждений, состоящих на федеральном бюджете:

ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 000 - расчеты по недостачам финансовых активов; ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 560 - увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов; ХХХ 01 05 02 01 01 0000 1 209 05 660 - погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов;

где ХХХ - код администратора (главного распорядителя средств бюджета).

Для учреждений, финансируемых за счет средств бюджетов субъектов РФ, в 12-м и 13-м разрядах следует указать 02 , а для учреждений, финансируемых за счет средств местного бюджета, указать 03 (04-10).

Результаты инвентаризации основных средств и нематериальных активов оформляются следующими документами:

• оприходование излишков - документом Оприходование ОС (НМА) на счет 101 (102) , хозяйственная операция Оприходование ОС по результатам инвентаризации . Этим же документом оформляется принятие к бюджетному учету объектов основных средств, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом;
• списание вследствие недостачи, отнесенной за счет виновных лиц (401.01.172), списание недостач основных средств, образовавшихся вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций (401.01.273) - документом Списание инвентарного объекта (Списание хозинвентаря, Списание библиотечного фонда) , в котором выбирается соответствующая хозяйственная операция.

Результаты инвентаризации материальных запасов оформляются:

1. Оприходование излишков - документом Поступление материалов прочее, в котором выбирается хозяйственная операция Поступление излишков (10Х - 401.01.180).
2. Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов - документом Списание материалов:
   • списание потерь в объеме норм естественной убыли, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды по дебету счетов 040101272 "Расходование материальных запасов" - хозяйственная операция На собственные нужды (401.01.272 - 105.ХХ) ; 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" - операция На себестоимость НФА, работ, услуг (106.ХХ - 105.ХХ) ;
   • списание потерь при чрезвычайных обстоятельствах по дебету счета 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" - операция Списание по чрезвычайным ситуациям (401.01.273 - 105.ХХ) ;
   • списание выявленных недостач, хищений по дебету счета 040101172 - хозяйственная операция Недостачи, превышение норм (401.01.172 - 105.ХХ) .

Начисление доходов от возмещения ущерба материально ответственным лицом оформляется документом Операция (бухгалтерская) .

Записи по списанию дебиторской и кредиторской задолженностей вводятся в программу "1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8" документом Операция (бухгалтерская) .

Принятие к учету дебиторской задолженности, нереальной для взыскания, на забалансовый счет 04 отражается также документом Операция (бухгалтерская) , проводкой по дебету счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" без указания корреспондирующего счета.

Списание с забалансового учета бюджетного учреждения сумм, полученных в погашение дебиторской задолженности, отражается этим же документом, проводкой по кредиту счета 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов" без указания корреспондирующего счета.

Данный способ учёта БСО также подойдёт для конфигураций 1С:Підприємство УТП 8 и 1С:Підприємство УПП 8.

1. Где хранится информация о бланках строгой отчетности

Вся информация о бланках строгой отчётности в 1С:Підприємство хранится в справочнике «Номенклатура». В данном справочнике, на вкладке «Основные» вам нужно установить флажок «Бланк строгого учёта», а при необходимости - «Учитывается по номинальной стоимости» (рис.1).

2. Как оприходовать бланки строгой отчётности в 1С:Підприємство

Переходим к теме того, как оприходовать бланки строгой отчётности в 1С:Підприємство. Перейдите для этого в док-т «Поступление товаров и услуг», вид операции - «Бланки строгого учёта».

Столбцы «Цена» и «Сумма» заполняются данными для бух-го учёта на балансовом счёте. В столбце «Счёт учёта» укажите значение счёта. Соответственной информацией заполните столбцы «Цена номинальная» и «Сумма номинальная», если учитываете БСО по номинальной стоимости. Укажите забалансовый счёт учёта в соответственном столбце.

Во время проводки документа сформируются все нужные движения в регламентированном учёте, которые вы можете увидеть на рис. 3.

«Рис.3 - Итог проводки документа»

3. Перемещение бланков строгой отчетности между складами

Для того, чтобы оформить перемещение БСО между складами, перейдите в меню «Склад» - док-т «Перемещение товаров» - вид операции «Бланки строгого учёта». Вся информация по бланкам заполняется на вкладке «Бланки».

4. Проводки для списания бланков строгой отчетности

Для того, чтобы списать использованные бланки строгой отчетности, перейдите в документ «Списание товаров» - вид операции «Бланки строгого учёта». На вкладке «Счёт учёта» поля необходимо, чтобы поля были заполнены в соответствии с данными, указанными в док-те «Поступление товаров и услуг» (рис. 2). Списание бланков со счёта выполняется по средней стоимости.

В сфере бытовых услуг, которые оказывают организации и предприниматели, довольно широкое применение по настоящее время имеют БСО. Основная цель такого документа – это замена кассового чека. Процедура оформления БСО является довольно простой, однако, несмотря на это, для данных бланков предусмотрен особый порядок учета и инвентаризации. В статье рассмотрим как проводится инвентаризация БСО.

Что такое БСО

БСО или бланк строгой отчетности представляет собой документ, которым подтверждается оплата денежными средствами. Данный документ является так называемой заменой кассового чека. При оказании услуг населению на БСО оформляют проездные документы, талоны, абонементы, путевки, квитанции, а также и др.

Важно! Большая часть предпринимателей с июля 2018 года обязаны использовать электронные документы, печать который осуществляется с применением кассовых аппаратов. Соответственно, и в проведении инвентаризации БСО они не нуждаются. А использовать БСО могут те предприниматели, у которых право на работу без ККТ сохранилось до 1 июля 2019 года.

Порядок использования и учета БСО

БСО должны быть напечатаны в типографии и иметь обязательные реквизиты, шестизначную нумерацию, а также необходимую степень защиты. Контроль за расходованием бланков ведется по наименованию, сериям и номерам документов. Учет их осуществляется на забалансовом счете 006. Регистрация БСО осуществляется в специальной книге, которая должна быть прошнурована и пронумерована. После этого книга заверяется подписями директора и главного бухгалтера, а также печатью компании. В качестве образца можно использовать форму ОКУД 0504045, разработанную для государственных учреждений.

Важно! Хранить БСО следует в определенных условиях, позволяющих избежать их порчу или хищение.

Обязанностью руководителя компании является организация сохранности БСО. Для этого он должен создать определенные условия хранения, позволяющие защитить бланки от порчи и хищения. Для хранения БСО могут выделяться металлические сейфы, шкафа, либо специальное помещение. По завершении рабочей смены место хранения бланков должно опечатываться или опломбировываться.

Инвентаризация БСО

Инвентаризацию БСО проводят в следующих случаях:

• перед составлением бухгалтерской годовой отчетности;
• в случае порчи, хищения БСО;
• при возникновении ЧС, стихийных бедствий;
• при реорганизации и ликвидации компании;
• если меняются ответственные за документы лица.

При этом инвентаризация может быть обязательной, а также инициированной руководителем компании. Но независимо от того, что явилось причиной проведения проверки, обязательным условием для признания инвентаризации состоявшейся является составление инвентаризационной описи (ИНВ-16). В данном документе не допускается наличие ошибок, исправлений или подчисток. Инвентаризационная ведомость должна содержать следующее:

• наименование компании;
• основания для проведения инвентаризации;
• номер и дату документа;
• подпись ответственного лица о передаче в бухгалтерию документов;
• фактические данные о наличии бланков и сверка с данными бухучета;
• итоги проверки;
• подписи всех членов комиссии, а также материально-ответственных лиц.

Порядок проведения инвентаризации БСО

Важно! Инвентаризация БСО проводится на основании распоряжения руководителя компании, которое оформляется в виде приказа.

Основные этапы проведения инвентаризации

Этапы проведения инвентаризации	Что в себя включает
1 этап: Издание приказа об инвентаризации БСО, утверждение инвентаризационной комиссии	Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации, в котором определяются: · состав комиссии; · сроки проведения; · что подлежит инвентаризации.
2 этап: Непосредственная проверка	Проводится пересчет БСО, сверка бланков с учетными данными, а также внесение полученных данных в инвентаризационную опись.
3 этап: Подведение итогов	Если при проведении инвентаризации выявлены отклонения (излишки или недостача), то они заносятся в сличительную ведомость.
4 этап: Взыскание с виновных	Если выявлены виновные в отклонениях, то к ним применяются меры наказания в виде взыскания.

Комиссия по проведению инвентаризации БСО

На период проведения инвентаризации приказом руководителя создается специальная инвентаризационная комиссия, в состав которой могут включаться: представители администрации компании, сотрудники бухгалтерии, в также внутренние или независимые аудиторы. Если в инвентаризации принимают участие не все члены комиссии, то ее результаты могут быть признаны недействительными.

Как проводится проверка

При проведении инвентаризации БСО происходит подсчет БСО и сверка полученных значений с данными учета. Это позволяет установить фактическое наличие бланков. Проверка проводится по каждому лицу, под ответственностью которого находятся БСО, а также по каждому виду бланков и по отдельному месту хранения. В инвентаризационную ведомость или акт вносятся результаты проверки. При этом в одной графе ведомости указываются данные бухучета, а в другой комиссией заносится фактическое наличие бланков. В ходе инвентаризации БСО происходит проверка правильности учета бланков, выявляются ошибки и неучтенные бланки. Кроме того, инвентаризация позволяет проконтролировать сохранность документов.

Важно! Опись и акт при инвентаризации заверяют члены комиссии, а также лица, ответственные за проверяемыми БСО.

Если в ходе инвентаризации выявляются какие либо отклонения (например, излишки или недостача), то составляются сличительные ведомости.

Документы для проведения инвентаризации БСО

В ходе проведения инвентаризации БСО компания составляет следующие документы:

1. Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22).
2. Инвентаризационная опись ценных бумаг и БСО (форма ИНВ-16).
3. Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15).
4. Сличительная ведомость результатов (форма ИНВ-19).

Перечисленные формы документов являются унифицированными. Также организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы документов. В этом случае бланк должен содержать необходимые реквизиты, а его форма утверждена руководителем компании.

При инвентаризации обнаружилась недостача БСО

При инвентаризации БСО может выявиться их недостача. В этом случае необходимо выяснить причину недостачи. С лица, ответственного за данные документы, следует взять соответствующее объяснение. Виновные лица подлежат наказанию в виде взыскания.

Рассмотрим на примере. ООО «Континент» проводила инвентаризацию БСО, в ходе которой была выявлена недостача БСО об оплате за услуги. Ответственным лицом за данный документ является бухгалтер Петрова О.П., с которой было получено объяснение о причинах произошедшего. Она пояснила, что недостача бланка связана с его порчей без составления акта о списании документа.

Инвентаризация БСО в 1С

Для инвентаризации БСО в 1С следует зайти во вкладку Материальные запасы, далее выбрать – Бланки строгой отчетности, а затем «Инвентаризация БСО». И создаем новый документ. В документе указываем дату инвентаризации и вид первичного документа. Счет будет определен уже автоматически. После этого следует нажать на кнопку «Заполнить по данным бухгалтерского учета». При этом по остаткам будет заполнена автоматически табличная часть документа.

Если фактические остатки сходятся с данными бухгалтерского учета, то при помощи стрелок данные переносятся в таблицу с данными фактического учета. Далее нужно перейти на вторую вкладку «Члены комиссии». Нажимаем на «Заполнить состав комиссии». После этого подготовленный документ следует сохранить и провести. Данный документ можно при необходимости распечатать.

Заключение

Таким образом, пока организации и предприниматели не перешли на онлайн кассы и продолжают использование БСО, они должны соблюдать определенный порядок и учета и проведения инвентаризации. Она необходима для выявления недостачи или излишек, а также устранения нарушений и наказания виновных лиц.

Учет БСО

Отразим учет бланков строгой отчетности в программе 1С Бухгалтерия государственного учреждения 8.2. Для начала нам необходимо принять к учету бланки строгой отчетности. Добавим новый документ.

«Материальные запасы - Бланки строгой отчетности - Поступление БСО». Заполним все реквизиты по порядку. Дата и учреждение устанавливаются автоматически при создании документа. Далее выберем контрагента, МОЛ/Подразделение, КФО и счет учета. После этого заполним табличную часть документа. Добавим новую строку, выберем БСО, серию БСО, начальный номер и конечный номер, если бланки идут по порядку и количество. Проведем документ по кнопке «ОК». Если мы нажмем на кнопку ДтКт в форме документа, то увидим, какую проводку он сформировал, количество и сумму. Согласно инструкции по применению ЕПСБУ бланки строгой отчетности принимаются в условной оценке 1 руб за единицу. Далее следует отразить в программе расходы по приобретению бланков строгой отчетности. Сделать это можно документом «Услуги сторонних организаций». Проводка: Дт 109.х Кт 302.х. Внутреннее перемещение бланков отражается документом «Перемещение БСО», который находится в журнале документов по учету БСО. По мере расходования бланков их следует списывать с учета документом «Списание БСО». Из документа можно сформировать Акт о списании бланков строгой отчетности (ф.0504816). Инвентаризация БСО оформляется документом «Инвентаризация БСО». Из документа можно сформировать Инвентаризационную опись бланков строгой отчетности и денежных документов ф. 0504086.

В сегодняшней статье мы рассмотрим учёт бланков строгой отчётности в 1С:Бухгалтерия 8. Данный способ учёта БСО также подойдёт для конфигураций 1С:УТП 8 и 1С:УПП 8.

1. Вся информация о бланках строгой отчётности в 1С хранится в справочнике «Номенклатура». В данном справочнике, на вкладке «Основные» вам нужно установить флажок «Бланк строгого учёта», а при необходимости - «Учитывается по номинальной стоимости» (рис.1).

«Рис.1»

2. Переходим к теме того, как оприходовать бланки строгой отчётности в 1С. Перейдите для этого в док-т «Поступление товаров и услуг», вид операции - «Бланки строгого учёта».

«Рис.2»

Столбцы «Цена» и «Сумма» заполняются данными для бух-го учёта на балансовом счёте. В столбце «Счёт учёта» укажите значение счёта. Соответственной информацией заполните столбцы «Цена номинальная» и «Сумма номинальная», если учитываете БСО по номинальной стоимости. Укажите забалансовый счёт учёта в соответственном столбце.

Во время проводки документа сформируются все нужные движения в регламентированном учёте, которые вы можете увидеть на рис. 3.

«Рис.3 - Итог проводки документа»

3. Для того, чтобы оформить перемещение БСО между складами, перейдите в меню «Склад» - док-т «Перемещение товаров» - вид операции «Бланки строгого учёта». Вся информация по бланкам заполняется на вкладке «Бланки».

4. Для того, чтобы списать использованные бланки, перейдите в документ «Списание товаров» - вид операции «Бланки строгого учёта». На вкладке «Счёт учёта» поля необходимо, чтобы поля были заполнены в соответствии с данными, указанными в док-те «Поступление товаров и услуг» (рис. 2). Списание бланков со счёта выполняется по средней стоимости.

«Рис.4»

5. Во время проводки документа сформируются все нужные движения в регламентированном учёте. Итог вы можете увидеть на рис.5.

«Рис.5»

Мы постарались максимально полно ответить на вопрос как учитывать бланки строгой отчётности в 1С. Надеемся, наша статья была полезной для вас