Современный офис невозможно представить без разнообразной техники: компьютеры, принтеры, сканеры, факсы и копиры. Пользуются ими чаще всего люди опытные, но иногда бывают ситуации, когда работать с офисной техникой приходится тем, кто не умеет её использовать вообще (например, если вы замещаете сотрудника или вы "новенький").

Если обучать вас некому или некогда, то могут появиться сложности. В качестве примера попробуем научиться пользоваться факсом.

Быстрая навигация по статье

Факс и его предназначение

Факс - аппарат для приёма и передачи факсимильных сообщений. Факсом называют также и сам документ, который принимают или передают по этому аппарату. Факсы могут быть разных видов:

• Факс-модем (обязательно подсоединяется к компьютеру и управляется им);
• Телефакс (независимое устройство, работающее не телефонной линии);
• Факс в составе МФУ (может работать независимо, а может и через компьютер, как и любое МФУ).

С помощью факса можно передать полностью идентичное изображение документа. Факсы могут быть чёрно-белые или цветные. Могут передавать сообщения на специальной термобумаге, а могут и на бумаге А-4. Бывают лазерные и струйные.

В качестве примера рассмотрим факс компании Panasonic (хотя общий принцип во всех факсах одинаковый).

Отправка факса

• Если вам необходимо отправить документ, сначала нужно вставить его в нижний лоток, лицевой стороной вниз.
• Затем вы снимаете трубку и набираете нужный номер. Когда абонент возьмет трубку, вам нужно представиться и сообщить, что вы отправляете ему факс. После этого вы должны нажать кнопку "Старт" (или "Пуск"). Трубку класть не нужно.
• Когда факс пройдет, в трубке тишина сменится характерным звуком и восстановится связь между вами с вашим абонентом. Просмотрев полученный факс, абонент сообщит вам, что факс получен и качество его нормальное. Теперь можно попрощаться и положить трубку.

Приём факса

• Если вам нужно принять документ, то после звонка факса и сообщения абонента, что вам отправляют факс, вам следует нажать опять-таки кнопку "Старт". Затем, подождав, пока из аппарата не появится лист бумаги с присланным факсом, достать его и просмотреть, каково качество изображения — чётко ли все пропечаталось? Если качество нормальное, вы сообщаете об этом абоненту, и, попрощавшись, кладёте трубку.

Авторежим и нюансы

• Если факс настроен на автоматический приём, то на нём горит кнопка "Автоответ". Приём сообщений производится автоматически, после определённого количества гудков (их число задается в меню "Параметры"), если никто не снимает трубку, включается режим приёма сообщений и факс принимается самостоятельно.
• Отправляя факс, вы можете услышать в трубке вместо ответа человека характерный гудок - это значит, что у абонента факс настроен на автоматический приём. В этом случае вам нужно просто нажать кнопку "Старт" и принять факс (или отправить).
• Если во время приёма факса документ не появляется, скорее всего, закончилась бумага. Вам нужно открыть верхнюю крышку и поставить новый рулон бумаги. Показателем того, что бумага скоро закончится, служат появившиеся красные полоски на получаемых документах.

Другие возможности современных факсов

Современные факсы являются поистине многофункциональными устройствами. Кроме ручного и автоматического режима у них может быть включен режим "Автоответчика" (который также можно настроить в меню "Параметры").

Также вы можете передавать групповые сообщения, переадресовывать факсы и блокировать нежелательные сообщения. А ещё в них есть телефонная книга и функция быстрого набора.

Чтобы разобраться во всех этих функциях, вам стоит внимательно прочитать инструкцию и тогда вы сможете виртуозно использовать свой факсимильный аппарат на все 100%.

Факсимильная, или факс машина была изобретена в 1842 году, но популярность обрела лишь в конце 80-х гг. нашего века. Она позволяет пользователю посылать иллюстрации или печатный материал по телефонной линии. Старые аналоги факсов имели только черный и белый цвета, в то время как более современные версии способны передавать серые полутона.

Оба типа машин вначале преобразуют визуальные образы в цепочку информации о тоновой ценности маленьких сегментов, называемых элементами растра, а затем - в соответствующие электрические волны, которые могут быть переданы по телефонной линии. Скорость передачи зависит от машины и от плотности передаваемого материала и может достигать 1 страницы в три секунды (1/3 страницы в секунду). К моменту поступления в другую факс машину, электрические волны демодулируются, или преобразуются в цепочку информации, которая инструктирует принтер произвести точную копию первоначального образа. Благодаря своей способности показывать серые тона, используя большее число элементов растра, цифровые машины создают образы более детализированные и отчетливые, чем их аналоговые собратья.

Преобразуя оттенки в цифры

Факс машина сканирует страницу узкими полосами шириной не более нескольких тысячных дюйма. Затем эти полосы разделяются на маленькие участки, называемые элементами растра. Механические глаза машины - линзы с крошечными световыми сенсорами, или ПЗС (прибор с зарядовой связью), - реагируют на оттенки черного и белого цветов. Если данный элемент растра содержит больше черного, ПЗС записывает двоичное число 0, если белого - 1. Таким образом, каждая полоска образа преобразуется в цепочку нолей и единиц, создавая цифровой электрический сигнал.

Сжимая цифровую цепочку

Для ускорения передачи факс машина сжимает кодирует цифровые цепочки. При одноразмерном методе кодирования машина совмещает ты нолей и единиц в каждой полосе, двухразмерный метод кодирования включает сравнивание каждой полосы с той, что находится ед ней, и определение, какой элемент изменился, а какой остался прежним.

При одноразмерном методе факс машина читает эту полосу как пять белых, семь черных и шесть белых элементов растра. В соответствии с двухразмерным методом, факс сигнализирует, что пятый элемент растра смещен в черный, а двенадцатый - в белый.

Из цифр в волны

Прибор, называемый модулятором, обращает цифровой код в электрические волны с различной частотностью. Черные элементы растра передаются волнами одной частоты, белые - другой. Волны, идущие из факсмашины, путешествуют по телефонной линии точно так же, как импульсы, производимые говорящим по телефону человеком.

На том конце провода

Достигая другой факс машины, волновые сигналы снова преобразуются в цифры. Эти данные поступают в принтер, где специальные металлические головки производят электрический заряд или нагреваются, в зависимости от типа машины. Если принтер печатает на неровной бумаге, дополнительно используется специальная бумага, которая притягивает молекулы чернил.

Волновой сигнал в несколько шагов преобразуется в цифровую цепочку, а цепочка, в свою очередь, переводится в импульсы, соответствующие элементам растра; затем элементы растра покрываются чернилами, создавая причудливую мозаику света и тени, имитирующую первоначальный образ.

Артур Корн в 1902 году в Германии продемонстрировал первую фотоэлектрическую факс-систему, а в 1922 году - систему на основе радиосигналов. Факсы стали широко использовать для передачи газетных статей и карт погоды. Но только в 1968 году Международный союз электросвязи утвердил первые международные стандарты для факсимильной передачи (Группа 1), в 1972 году - Группу 2 и в 1980 году - Группу 3. Принятие стандартов стало важным фактором развития факсимильной передачи: время передачи страницы сократилось с шести минут до менее одной минуты. Бум факс-технологий пришелся на 80-е годы ХХ века.

Принцип действия

Факсимильная связь включает в себя основные операции:

• деление всей площади предназначенного для передачи оригинала на большое количество элементов малого размера, отличающихся друг от друга по какому-либо определённому физическому параметру. Типично для изображений - по оптической плотности ;
• последовательное измерение для каждого такого элемента этого физического параметра, преобразование в величину электрического тока или в набор электрических импульсов, в соответствии с предусмотренным протоколом связи;
• трансляция сигнала по линии связи;
• преобразование полученного сигнала, как правило, синхронное и синфазное процессу передачи, запись в приёмном устройстве полученной информации.

Устройство

Тракт факсимильной связи включает передатчик, линию связи и приёмник.

Развёртка

В передатчике происходит анализ оригинала перемещающимся или переключаемым световым пятном. Оно обегает всю площадь изображения построчно, причём отражённый световой поток оказывается модулирован по интенсивности. Далее он попадает на фотоэлектрический преобразователь, в результате чего колебания интенсивности потока преобразуются в электрические - видеосигнал .

Как правило, развёртка по строке осуществляется электронным переключением элементов строки сканера, а развёртка по вертикали - путём механической его протяжки перпендикулярно строке.

В качестве фотоэлектрических преобразователей в факсимильной аппаратуре использовались фотоэлектронные умножители (ФЭУ), фотоэлементы. Современные аппараты имеют полупроводниковые линейные или матричные датчики изображения.

Модуляция

Передающее устройство производит модуляцию несущей частоты видеосигналом в соответствии с одним из выбранных протоколов связи, тем самым достигая максимальной совместимости с конкретным типом канала связи.

В факсимильной связи применяется, как правило, амплитудная модуляция , реже частотная .

Применяемые в факсимильной связи протоколы первоначально были полностью отделены от протоколов передачи данных, однако по мере развития техники унификация свела некоторые из них воедино, и наиболее современное факсовое оборудование принимает и передаёт изображения по некоторым модемным протоколам:

Каналы связи

В настоящее время основными каналами связи для передачи факсов стали стандартные телефонные коммутируемые линии с характерной для них полосой пропускания 0,3 до 3,4 кГц. Однако ещё при организации фототелеграфной связи для передачи газетных полос полиграфического качества при децентрализованной печати ежедневных газет понадобилась большая полоса пропускания. Поэтому основными каналами передачи факсимильных сообщений по телеграфным линиям связи были выделенные каналы - первичный, с полосой 48 кГц, или вторичный - 240 кГц.

Приём сигнала

Принимающая аппаратура осуществляет демодуляцию сигнала, получая из него исходный видеосигнал.

Свёртка

Большинство факс-машин осуществляет преобразование видеосигнала в копию изображения, обратное развёртке, синхронно и синфазно с развёрткой на передающей стороне. Копия создаётся в печатающем блоке факса из принятых значений видеосигнала и располагает элементарные участки изображения на носителе в той же последовательности, в какой располагались соответствующие оригинальные. Эта операция в факсимильной связи называется свёрткой изображения.

Запись изображения

В факсимильной связи массово применяются или применялись следующие методы записи изображения:

• фотографический - запись ведётся источником света, яркость которого промодулирована видеосигналом, на светочувствительный материал (обычно - фотобумагу);
• электрохимический - в нём применяется специальная бумага, меняющая цвет при пропускании электрического тока через неё (в этом случае она проходит между двумя точечными электродами, на которые подаётся усиленный видеосигнал) или в малой области на одной из сторон;
• штриховой, или чернильный, - в качестве носителя используется обычная бумага, запись совершается роликом, смазанным краской, или чернильным пером, положение которого определяется электромагнитом, на который подаётся видеосигнал. Также возможно механическое воздействие электромагнитом через копировальную бумагу;
• термопечать - в качестве носителя применяется темнеющая при нагревании бумага, а воздействует на неё в таком случае излучение инфракрасного светодиода .

При всех вышеописанных способах записывающий элемент перемещается по носителю вдоль строки (применяется также электронное переключение элементов, например, светодиодов при термопечати), а затем переходит на следующую строку, как и развёртывающий элемент на передающей стороне. Если передатчик и приёмник не соблюдают синхронность и синфазность перемещения, появляются геометрические искажения принятого изображения. Синхронизация и фазирование в факсимильной связи ранее осуществлялось вручную (особыми органами управления аппаратурой), в современных протоколах факсовой связи - автоматически.

Способы записи делят на закрытые и открытые по возможности контролировать визуально качество копии непосредственно в процессе создания изображения (а значит, и в процессе передачи информации по каналу связи).

Фотографический способ - закрытый: фотоматериал помещается в светонепроницаемую кассету и не позволяет убедиться в качестве принятой информации до завершении последующей фотохимической обработки. Все прочие способы записи - открытые.

Запись информации

Всё большее распространение получает информационный способ приёма факсов - при нём происходит запись декодированной информации в виде графического файла на компьютер, файловый сервер или в память специализированного оборудования, где она хранится до запроса пользователя на визуализацию или печать.

Перечисленные программы позволяют принимать и отправлять факсы с ПК, оборудованного факс-модемом.

• PamFax for Skype
• Fax4Word
• Fax4Outlook
• Joy Fax Server
• Joyfax Server
• ActFax

Части современного офисного факс-аппарата

• Сканер , в большинстве случаев - протяжного типа;
• принтер с устройством подачи рулонной (реже - листовой) бумаги;
• модем - модулятор-демодулятор электрического сигнала;
• узлы телефонного аппарата - номеронабиратель, телефонная трубка.

Современный факсовый аппарат в конкретном сеансе передачи факсимильного сообщения может выступать как приёмник или как передатчик.

По мере удешевления компьютерного оборудования и доступа к сети Интернет всё чаще для передачи изображений используется подключённый к сети компьютер общего назначения, имеющий принтер, сканер. Такой тип компьютеров по цели использования иногда носит отдельное название «Офисный компьютер». В ряде случаев использование такого компьютера именно в процессе передачи изображений также называют «факсимильной связью». Главным преимуществом перед традиционным факсом является отсутствие необходимости в синхронной и синфазной работе всех элементов тракта связи. Благодаря же создаваемым факс-гейтам точная граница между традиционной факсимильной связью и такой компьютерной отсутствует совершенно.

Факс-гейт

Организация связи между абонентами

История

Фототелеграф

В 1843 году шотландский физик Александр Бэйн продемонстрировал и запатентовал собственную конструкцию электрического телеграфа, которая позволяла передавать изображения по проводам. Аппарат Бэйна считается первой примитивной факс-машиной.

В 1855 году итальянский изобретатель Джованни Казелли создал аналогичное устройство, которое назвал Пантелеграф и предложил его для коммерческого использования. Аппараты Казелли некоторое время использовались для передачи изображений посредством электрических сигналов на телеграфных линиях как во Франции, так и в России.

Аппарат Казелли передавал изображение текста, чертежа или рисунка, нарисованного на свинцовой фольге специальным изолирующим лаком. Контактный штифт скользил по этой совокупности перемежающихся участков с большой и малой электропроводностью, «считывая» элементы изображения. Передаваемый электрический сигнал записывался на приёмной стороне электрохимическим способом на увлажнённой бумаге, пропитанной раствором железосинеродистого калия (феррицианида калия). Аппараты Казелли использовались на линиях связи Москва - Петербург (в -1868 годах), Париж - Марсель, Париж - Лион.

В 1868 году немецким изобретателем Б. Мейером был предложен метод фиксации принимаемого изображения путём управляемого электрическим током движения одновитковой спирали, покрытой слоем типографской краски. Прижимая спираль к обычной бумаге, получали изображение, сложенное из мелких штрихов, тем более тёмных, чем дольше была приложена спираль. Этот способ применяется в усовершенствованном виде и в некоторых современных факсовых аппаратах.

Применение

Факсимильная связь также применяется для передачи иллюстраций к печатным периодическим изданиям, оптической и пространственной информации с космических аппаратов . На крупных предприятиях по внутрипроизводственной сети происходит также обмен инженерной и технологической информацией, метеорологические станции обмениваются гидрометеокартами.

Виды изображений

Изображения, передаваемые в рамках факсимильной связи, так же как и факсимильные аппараты, подразделяются на три основные группы:

• чёрно-белые - содержат две градации оптической плотности (обычно чёрный и белый цвета оригинала). к ним относят рукописи, чертежи, карты, изображения газетных полос и машинописный текст. Для представления яркости конкретного элемента изображения достаточно одного бита . Записываются с достаточной точностью и качеством любым из использовавшихся в факсимильной связи методов записи;
• полутоновые - имеют несколько градаций плотности. Таковы, например, художественные фотографии, для воспроизведения которых необходимо иметь возможность передавать не менее 8-12 градаций оптической плотности. Приемлемое качество достигается только фотографическим способом передачи;
• цветные - отличаются от полутонового изображения тем, что для передачи вместо одного канала оптической плотности используются три - R,G и B, причем полоса пропускания каждого равна полосе частот «черно-белого» факсимильного сигнала. Отсюда следует вывод, что для передачи цветного изображения требуется канал связи в 3 раза более широкий, чем для передачи полутонового изображения, либо время передачи увеличится втрое. В связи с этим в настоящее время цветные факсимильные аппараты, использующие «чистые» факсимильные технологии не применяются. На смену им пришли комбинированные устройства, использующие более совершенные способы сжатия изображения.

Развитие вычислительной техники и математического аппарата позволило «экономить» пропускную способность линий. Например, Canon Fax B215C осуществляет передачу ч/б изображений по стандартным факсовым протоколам MH, MR, MMR, JBIG, а цветных изображений со сжатием по стандарту JPEG. При этом время передачи цветной страницы составляет около 4 мин. для цветного изображения и 3 мин. для полутоновой изображения среднего качества.

Количественные показатели

Для сравнения традиционных систем факсимильной связи используются следующие параметры:

• Размер передаваемого изображения . Существует два основных стандарта:

• 220×290 мм - размер, близкий формату и используемый в делопроизводстве;
• 422×600 мм - размер для передачи газетных полос.

• Скорость , измеряемая числом строк, передаваемых в минуту. Для телефонных и радиотелефонных линий связи установлены стандартные скорости 60, 120 и 250 строк в мин. Передача газетных полос ведётся со скоростями 178, 1500 или 2250 строк в мин.
• Время передачи изображения зависит от скорости передачи и составляет: для формата 220×290 мм - от 6 до 25 мин; для газетной полосы - от 2,8 до 50 мин.
• Чёткость , или разрешающая способность (в инструкциях к оборудованию иногда употребляется термин линеатура , однако это употребление неточно) - определяет качество воспроизведения мелких деталей изображения. Измеряется как максимальное количество линий, приходящихся на 1 мм (в Европе - на дюйм) длины строки, которые раздельно, не сливаясь, воспроизводятся приёмником. Значение чёткости в обычных факсимильных аппаратах - 5 линий на мм, а в аппаратуре для передачи газетных полос - от 13 до 16 линий на мм. В англоязычной литературе единица измерения - lpi (англ. lines per inch ).
• Число градаций - для полутоновых аппаратов: сколько градаций оптической плотности раздельно воспроизводятся на принятой копии.

Настоящее время

Считается, что факсимильная связь вытесняется электронной почтой и иными средствами передачи файлов, однако ее роль в современном бизнесе уменьшается достаточно медленными темпами. Помимо удобства и простоты этого вида связи, значительную роль играет распространенность факсимильных аппаратов, возможность передачи цветных изображений, а также нежелание некоторых организаций переходить на иные методы связи, поскольку это потребует капитальных затрат и усилий на переподготовку персонала. Кроме того, современные факсы имеют возможность использовать обычную писчую бумагу взамен использовавшейся ранее специальной термобумаги.

Основные производители

См. также

• T.30 - протокол передачи факсов по телефонным коммутируемым линиям.
• VentaFax - Программы для приема и отправки черно-белых и цветных факсов.
• Hylafax
• efax-gtk

Примечания

Ссылки

Практически в каждом, даже самом маленьком, офисе в настоящее время установлен такой нужный аппарат как факс. С его помощью отправляются копии различных документов, начиная от важных договоров и заканчивая различными изображениями. Чаще всего работа с факсом поручается одному человеку, в основном секретарю, который принимает или отправляет различные документы, следит за работоспособностью аппарата, в том числе контролирует наличие бумаги в соответствующем отсеке. Но как быть, если человек, в чьи обязанности входит прием и отправка факсимильных копий, временно отошел, а вас попросили присмотреть за аппаратом и в это время зазвонил телефон. Конечно, вам придется поднять трубку и на том конце провода вас просят принять документы, а вы не знаете, как пользоваться факсом... Просто сказать об этом большинству стыдно, только лишь потому, что не хотят, чтобы собеседник подумал о недостатке имеющегося образования. Хотя знать все на свете просто физически невозможно.

Представили себе такую ситуацию и, наверно, очень захотели, чтобы с вами такого никогда не случилось? Тогда советую заранее узнать, как пользоваться факсом, если вы работает в офисе. Если вдруг возникнет такая необходимость, вы справитесь с возникшей трудностью и блестяще выйдите из сложившейся ситуации.

Если вам необходимо принять документы, то обратите внимание на панель устройства. Как правило, на ней есть большая клавиша, чаще всего зеленого цвета. На ней, в зависимости от модели аппарата, может быть написано «Пуск» или «Старт». При нажатии на данную кнопку должен раздаться характерный сигнал, вы перестанете слышать собеседника, и начнется прием документа. Поздравляю - вы нажали нужную кнопку. Результатом вашей деятельности будет копия документа на факсимильной бумаге, которая по соглашению сторон может иметь юридическую силу. Если же, несмотря на характерное попискивание факса, договора у вас в руках все еще нет, возможно, в вашем аппарате просто закончилась бумага. Тогда необходимо открыть верхнюю крышку аппарата, под которой вы увидите, какую последовательность действий надо выполнить, чтобы заменить пустую трубку на новый рулон бумаги. Обратите внимание на появление красных полос в получаемом документе. Это означает, что осталось мало метров факсимильной бумаги и ее стоит заменить прямо сейчас, чтобы не заставлять ждать партнеров в будущем, когда она закончится во время приема важного договора.

Если же нужно отправить документ, то для начала надо его заправить в соответствующий паз. Как правило, производитель заботится о своих пользователях и приводит изображения того, как работать с факсом. Главное, на что стоит обратить пристальное внимание, так это на то, какой стороной вы вставляет лист в отверстие. Очень важно, чтобы документ, который вы отправляете партнерам, лежал вниз лицом, то есть отправляемая информация должна находиться на нижней стороне листа. Именно это изображение получит принимающая сторона. После этого набираете номер абонента, которому будете отсылать копию документа, говорите о цели своего звонка и просите принять факс. Тем, кто знает, как пользоваться факсом, фраза «Стартую», будет понятна без слов. Для новичка она может показаться даже смешной, но она всего лишь означает, что ваш собеседник нажал клавишу «Старт», и вам надо сделать то же самое. После этого аппарат начнет принимать вложенный в него документ, преобразуя информацию на бумажном носителе в электронный вид. На другом конце провода аппарат вашего собеседника выполнит обратное преобразование. Если все прошло нормально, можете положить трубку.

Теперь вы знаете, как пользоваться факсом, и сможете без особых сложностей как принять, так и отправить документы.

Все разделы сайта сайт

Как пользоваться факсом

Факс представляет собой специальный аппарат, предназначенный
для передачи и приема факсимильных оповещений.

Виды факсов:

Факс-модем, который подключается к компьютеру;

Телефакс, который работает на телефонной линии;

Факс в составе МФУ.

Кроме этого факсы бывают черно-белые и цветные, могут передавать сообщения на особой термобумаге или на листах А-4, по способу печати могут быть лазерными и струйными. Об этом подробнее тут: ......

Как отправить документ

Для того, чтобы отправить документ его нужно поместить в перевернутом виде (лицевой стороной вниз) в нижний лоток. Далее надо снять трубку и набрать нужный номер.

После того как абонент поднимет трубку, надо представиться и сообщить об отправлении документа. Затем нажимаем кнопку «Пуск» (или «Старт»), при этом не надо класть трубку. Документ пройдет внутрь и в трубке послышится характерный звук, после этого восстановится телефонная связь.

Необходимо дождаться, пока абонент просмотрит полученный документ и сообщит о его получении и его качестве. После этого можно попрощаться с абонентом и положить трубку.

Как принять документ

Услышав звонок, нужно поднять трубку, после сообщения абонента об отправлении факсимильного сообщения, нажать кнопку «Старт» (или «Пуск»). Ожидайте появления листа бумаги с присланным документом, проверьте качество изображения.

Если качество хорошее, сообщите об этом абоненту и положите трубку. На некоторых аппаратах можно выбрать функции «монохромная» или «цветная печать», нажав соответствующую кнопку.

Некоторые факсы настроены на автоматический прием сообщений и на таких аппаратах есть кнопка «Автоответ». Прием сообщения осуществляется после определенного числа звонков (их количество задают в меню «Параметры»).

Если на звонок никто не отвечает, то включается автоматический режим приема сообщений, при этом отправитель вместо ответа человека услышит гудок, который означает, что у абонента аппарат настроен на автоответ. В таком случае необходимо просто нажать «Старт» и отправить факс.

Сообщение было отправлено, а документ не появляется - что делать? В подавляющем большинстве случаев это означает, что в аппарате закончилась бумага.

Признаком того, что бумага заканчивается, являются красные полосы на получаемых документах. Чтобы вставить в факс бумагу нужно открыть верхнюю крышку, обычно под ней написана последовательность действий по замене бумаги.

Как правило, современные факсы оборудованы множеством дополнительных функций: режим автоответчика, передача групповых сообщений, телефонная книга, функции быстро набора, возможность переадресовывать и блокировать сообщения. Разобраться с этими дополнительными функциями поможет инструкция к аппарату.