Работа и карьера. Полезная информация

Дата: 29.09.2019

Работой занимаются отчасти все руководители любого уровня, но если организация достаточно крупная, в ее штатном расписании обязательно будут предусмотрены административные должности. Работники, которые займут эти вакансии, и будут выполнять основную часть административных обязанностей. Основной их частью являются диспетчерские и коммуникативные функции.

Административные должности на предприятии

Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.

Главной задачей людей, занимающихся административной работой, является обеспечение плановой и безаварийной работы предприятия, в том числе, путем своевременного представления оперативной информации и донесения управленческих решений от руководства к исполнителям.

В зависимости от того вида деятельности, который является основным для данного предприятия, его структуры и численности, к основным административным должностям можно отнести: администратор на ресепшен, секретарь, секретарь-референт, офис-менеджер, бизнес-ассистент, делопроизводитель, оператор на телефоне, личный помощник руководителя, переводчик, руководитель канцелярии/секретариата.

Можно отметить, что высококвалифицированные администраторы ценятся работодателями на уровне среднего менеджера: логистика, бухгалтера, менеджера по работе с клиентами. Уровень их зарплат начинается с 50 тысяч рублей.

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.

Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.

Вакансии в отрасли административная работа

Административная работа - это администраторы, секретари, делопроизводители, персональные ассистенты. многие наслышаны, что существует такой термин, как административная деятельность. Слышать может и слышали, но мало кто знает, что включает в себя работа в административном корпусе (офисе). Ведь, как и у любой другой должности, у нее есть как свои плюсы, так и минусы.

Итак, административная работа включает в себя в первую очередь умение решать административно-управленческие вопросы конкретного учреждения. Также необходим опыт работы с документацией, находить общий язык с подчиненными, четко выполнять требования вышестоящего руководства. Стоит учитывать тот факт, что чаще всего, при трудоустройстве, руководитель заранее обговаривает подпункты и должностные обязанности с работником. В этом случае, хотелось бы отметить, что чаще всего, административная работа в городе Москва включает в себя ненормированный рабочий день.

Подведя итоги, можно определить, что плюсы в таких должностях таковы: достойная оплата труда, престижность, работа в офисе, бесплатное обучение, карьерный рост.

Минусы: полная занятость, возможны частые командировки, стрессы, большая вероятность того, если работник востребован, то в отпуск он уходит не чаще чем раз в два года.

Административной работой занимаются отчасти все руководители любого уровня, но если организация достаточно крупная, в ее штатном расписании обязательно будут предусмотрены административные должности. Работники, которые займут эти вакансии, и будут выполнять основную часть административных обязанностей. Основной их частью являются диспетчерские и коммуникативные функции.

Что такое административная работа

Административные должности на предприятии
Любое действующее предприятие напоминает живой организм, нормальное функционирование которого обеспечивается постоянно поддерживаемыми связями с другими юридическими лицами. Это и деловые партнеры, и заказчики, и поставщики, и контролирующие, и управляющие органы, а также многие другие организации и частные лица.

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Работодатели предъявляют к кандидатам на административные должности достаточно высокие требования. Претендент должен иметь высшее образование и опыт работы в данной отрасли. Все чаще к обаятельным условиям относится знание одного или нескольких иностранных языков, а знание компьютера и офисных программ, оргтехники и мини-АТС уже даже не упоминается, как само собой разумеющееся.
Человеку, который хочет заниматься административной работой, необходимо обладать и специфическими качествами характера. Всегда будут востребованы люди инициативные, грамотные, обладающие гибким интеллектом, широким кругозором и системным подходом к работе, умеющие принимать взвешенные оперативные решения.
Поскольку административные должности предполагают и коммуникативные функции, немаловажными качествами при устройстве на работу станут грамотная речь, умение находить общий язык с людьми и логично излагать свои мысли, знание делового этикета и даже приятная внешность, что особенно важно для администраторов на ресепшене и секретарей, которые являются лицом компании.

Администратор офиса - управленческая должность, включенная в штатное расписание многих крупных компаний. Узнайте, как он влияет на работу офиса, чем отличается от рядового секретаря и что входит в круг его обязанностей.

Из статьи вы узнаете:

Одна из главных тенденций современного делопроизводства - растущие темпы автоматизации. Современные технологии позволяют значительно упростить работу секретаря. Многие рутинные и даже интеллектуальные функции теперь можно осуществлять с помощью компьютерных технологий. Единственное, что пока не научились делать машины - активно участвовать в управлении бизнесом. Пока еще крупным компаниям не обойтись без администратора офиса, который координирует их работу и создает для нее оптимальные условия.

Чем администратор офиса отличается от секретаря и офис-менеджера?

Подобная должность появилась в отечественном бизнесе сравнительно недавно. Ее введение стало вынужденной мерой для успешного функционирования большинства крупных компаний. Как правило, при открытии вакансии администратора офиса указывают те же требования, что и к претендентам на должность офис-менеджера или :

наличие опыта административно-хозяйственной работы и навыков управления персоналом;
дополнительное образование в области менеджмента;
знание офисной оргтехники;
знание иностранных языков;
понимание специфики деятельности компании;
навыки деловой коммуникации и знание бизнес-этикета;
пунктуальность, работоспособность, стрессоустойчивость;

Отличия между этими двумя профессиями все же есть. Администратор офиса чаще выступает в роли менеджера, т.е. он управляет административным подразделением организации. Круг его полномочий значительно шире, как и перечень обязанностей. Он включает ряд управленческих и даже контрольных функций. На этого сотрудника, как и на офис-менеджера, могут быть возложены хозяйственные функции, но они не являются приоритетными.

От офис-менеджера до администратора проектов: тенденции профессии

В настоящее время в административной деятельности офисных работников наметились . Из вспомогательных функций она постепенно переходит в разряд управленческой деятельности.

На административных работников все чаще возлагают традиционные обязанности администратора проектов:

Планирование и реализацию конкретных проектов;
Участие в деятельности различных комитетов комиссий, создаваемых для решения стратегических вопросов компании;

Администратор проектов - это сотрудник, отвечающий за ведение документации, поддержание деятельности руководителя проекта, в части планирования и контроля работ, обеспечение участников, необходимой для успешного выполнения работ информацией. Многие управляющие в крупных организациях находятся в центре пересечения потоков информации и осуществляют оперативную информационную поддержку руководителя и работников компании.

Должностная инструкция администратора офиса

Основным локальным нормативным документом, регулирующим работу администратора офиса, является должностная инструкция. Она четко определяет его должностные обязанности, права и зону ответственности. Кроме того, в данном документа прописывают требования к кандидату в отношении уровня образования и профессиональных навыков.

Во многих компаниях должностную инструкцию разрабатывают на основе существующей инструкции секретаря и офис-менеджера, добавляя в нее , описывающие административные функции данного работника. Существенное отличие управляющего состоит в том, что он обладает рядом руководящих полномочий: управляет офисными работниками, делопроизводством и материально-техническим обеспечением.

Должностные обязанности администратора офиса

Обязанности администратора офиса регламентирует должностная инструкция. Как правило, он обладает широким спектром полномочий и выполняет функции организационно-контролирующего специалиста. Во многих организациях в одной должности объединяют функционал секретаря, завхоза и управляющего. В крупных компаниях этот специалист превращается в руководителя, в подчинении которого находятся: секретариат, курьеры, делопроизводители, обслуживающий персонал.

Предлагаем краткий чек-лист обязанностей администратора офиса, которые могут быть включены в его должностную инструкцию:

Подготовка офиса к рабочему дню

Рутинные дела администратора офиса начинаются с подготовки офиса к новому дню. Приезжая на работу, он деактивирует охранную систему, подключает оргтехнику, проверяет наличие необходимых расходных материалов и канцтоваров. Затем ему необходимо проанализировать список посетителей и подготовиться к их встрече: проверить состояние приемной, убедиться наличии рекламных и прочих материалов, подготовить переговорные и конференц-залы.

Читайте также:

Составление смет на обеспечение офиса всем необходимым для работы

Полезная статья: О том, , читайте в электронном журнале.

Это могут быть как периодические, так и разовые потребности, информацию о которых можно получить тремя способами:

По ситуации (покупка канцтоваров без учета их расходования);

По заявкам (потребности определяются путем сбора заявок);

Системный (учитываются не только запросы персонала, но и фактическое положение дел);

Поддержка чистоты и порядка

Администратор офиса - это сотрудник, в чьи должностные обязанности входит заключение и перезаключение договоров с клининговыми компаниями, координация работы обслуживающего персонала. Он должен рассмотреть предложения, согласовать выбор компании с руководством, подготовить необходимую для заключения договора документацию. Управляющий должен подобрать целесообразную периодичность уборки, оговорить ее время и продолжительность.

Контакты с эксплуатационными службами

Нередко одной из обязанностей, прописанных в должностной инструкции администратора офиса, является установление контактов с эксплуатационными и коммунальными службами. От него зависит ресурсообеспечение помещений, своевременное проведение ремонтных работ, . Он отвечает за соответствие состояния помещения правилам и нормам производственной санитарии и противопожарной защиты.

Диспетчеризация транспорта

Если в организации есть диспетчерская и , транспортный отдел, их часто передают в ведение администратора офиса. В некоторых компаниях сотрудник, занимающий данную должность, отвечает за оперативную передачу информации, оптимизацию маршрутов, мониторинг состояния и распределение загрузки, т.е. частично выполняет обязанности логиста.

Организация делопроизводства

К зоне ответственности опытного управляющего нередко относят и организацию делопроизводства, т.е. создание оптимальных условий для движения, поиска и хранения документов. В отличие от секретаря, он не просто занимается и управлением исходящими вызовами. Он систематизирует, регистрирует, ведет контроль исполнения официальной документации.

Администратор офиса постоянно сотрудничает со службой делопроизводства, а в некоторых случаях даже является ее руководителем.

Обслуживание посетителей

В должностные обязанности администратора офиса зачастую входит обслуживание посетителей. Он отвечает за то, чтобы договориться с посетителями о времени визита, , принять всех пришедших, организовать прием в соответствии с указаниями руководства.

Управление офисным персоналом

У администратора офиса существует ряд обязанностей, связанных с управлением персонала, находящегося в его подчинении. Он занимается подбором и расстановкой специалистов секретариата, планирует стратегию и тактику работы, выстраивает организационную структуру. Управляющий должен владеть методами мотивации персонала, знать методы повышения производительности, быть образцом профессиональной этики

Внутренний контроль

Администратор офиса не только принимает ряд важных управленческих решений, но и следит за их исполнением. В его обязанности входит введение и обеспечение трудового распорядка, а также соблюдение корпоративных норм общения. Он контролирует культуру речи подчиненных при общении с посетителями, , следование правилам бизнес-этикета.

Текст Работа и карьера:

Административные должности на предприятии

Что нужно, чтобы стать хорошим администратором

Должностные обязанности административного помощника больше, чем просто отвечать на телефонные звонки и заказывать обед для босса. Прочитайте эту статью, что бы узнать больше об этих обязанностях. Должностные обязанности административного помощника, сейчас расширились до более сложных обязанностей, как делать презентации и запуск офиса. Должностная инструкция помощника администратора включает в себя обязанности по управлению проектами и ответственность. В принципе, он работает в многозадачном режиме. Основная его обязанность – обеспечивать административную поддержку, чтобы помочь гладко и эффективно работать в офисе.
Обязанности
Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер.Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.
Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.
Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.
Навыки и умения
Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:

Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы

Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки

От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.

Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.