Показатель среднесписочной численности работников определяется по формуле. Формула расчета среднесписочной численности работников за год

Такая величина, как среднесписочная численность организации является достаточно важным аспектом отчета организации перед налоговыми службами.

Вышеуказанный показатель за выбранный нами период может быть получена так: находится сумма среднесписочных численностей работников за все месяцы, выбранного нами периода, деленная на общее их количество. Итак, среднесписочная численность работников — как рассчитать?

Для упрощения подсчетов разделим весь алгоритм исчисления на четыре простых шага:

Итак приступим: сперва нам будет необходимо определить среднесписочную численность полностью занятых сотрудников организации. Для этого нужно определиться, кто непосредственно относится к таковым.

В широком смысле — это совокупность всех работников организации. Сюда также относятся те работники, которые в тот момент времени находятся на , а также сотрудники, пребывающие в командировках.

При проведении расчетов следующие группы сотрудников не учитываются:

• находящиеся ;
• находящиеся ;
• находящиеся в неоплачиваемом учебном отпуске;
• не полностью занятые работники (а именно работающие, при условии согласования непосредственно со своим работодателем, не полный рабочий день или не целую неделю, кроме тех сотрудников, для кого такого рода сокращения предусмотрены на законодательном уровне – например, те, кто работает во вредных условиях труда).

После того, как мы определились с базой для произведения вычислений, приступаем непосредственно к подсчетам — в рабочие дни численность эквивалентна совокупности работников предприятия, с которыми имеются трудовые договора.

Для выходных и праздничных дней среднесписочная численность берется по состоянию на последний рабочий день, предшествовавший нерабочему.

Формула расчета среднесписочной численности

Рассмотрим, как посчитать среднесписочную численность работников за месяц.

Приступим непосредственно к самим вычислениям, используя формулу:

Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц = (среднесписочная численность полностью занятых работников на 1-е число месяца + среднесписочная численность полностью занятых работников на 2-е число месяца+…+среднесписочная численность полностью занятых работников на n-е число месяца)/количество календарных дней в месяце, где n- последнее число данного месяца.

Таким образом, после получения первого значения для последующего применения в формате искомых данных, переходим к выполнению второго пункта.

При выполнении второго шага необходимо исчислить среднесписочную численность не полностью занятых работников. Для получения итогового значения для просчета данной величины за необходимый нам период, ее следует исчислить за каждый месяц.

Воспользуемся формулой:

Среднесписочная численность не полностью занятых работников за месяц = сумма часов, которые были отработаны ими в пределах одного месяца/ (продолжительность обычного рабочего дня (в часах)*количество рабочих дней в месяце).

При подсчетах также следует учитывать рабочие дни, приходящиеся на период больничного листа или отпуска любого из таких работников. Эти дни учитываются в количестве часов, отработанных в последний рабочий день перед наступлением одного из этих событий.

По результатам произведенных подсчетов можно рассчитать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Она будет равна сумме среднесписочной численности полностью занятых работников за месяц и среднесписочной численности не полностью занятых работников за тот же месяц.

Таким образом, итоговая формула приобретает следующий вид:

Среднесписочная численность работников за период = (среднесписочная численность работников за 1-й месяц+среднесписочная численность работников за 2-й месяц + среднесписочная численность работников за n-й месяц)/ количество месяцев в периоде,
где n- последний по порядку месяц в выбранном периоде.

При всех производимых расчетах результаты методом математического округления приводятся к целым единицам.

Примеры расчета

Теперь, когда с мы овладели теоретическим материалом по расчету, попробуем применить свои знания на практике, рассмотрев следующий пример:

Продолжительность рабочей недели в организации составляет пять рабочих дней, в день по восемь часов. Далее выберем любую дату, допустим 01.05.2015.

По существующим трудовым договорам в организации трудится 45 человек:

• 38 из них заняты в течение целого рабочего дня;
• три сотрудника выполняют работы в качестве внешних совместителей;
• четверо заняты не полный рабочий день. В мае 2015 г. они отработали за весь месяц в сумме 406 часов.

С 26.05 2015г числа один работник уволился из организации.
Допустим, что мае месяце 2015 года 15 рабочих дней.

Теперь, когда оговорены все условия, необходимые нам для просчета искомой величины, перейдем к ее поиску:

Среднесписочная численность работников за май 2015 г будет выглядеть:

1. Списочная численность полностью занятых работников:
   — с 1 по 25 мая (25 дней) — 38 человек;
   — с 26 по 31 мая (6 дней) — 37 человек.
2. Среднесписочная численность полностью занятых работников за июнь составит 32,96 чел. 25 дней * 38 человек + 6 дней x 37 человек) / 31 день = 32,96 человек.
3. Среднесписочная численность не полностью занятых работников составит 406 часов / (8 часов x 15 дней = 3,38 человек.
4. Среднесписочная численность всех работников за май 2015 г. с учетом округления составит 36 человек (32,96 + 3,38).

Умение производить анализ и рассчитывать ключевые показатели является неотъемлемым качеством современных руководителей любого уровня. Данная статья позволит пополнить багаж теоретических знаний, предназначенных для практического применения, о таком немаловажном показателе жизнедеятельности организации, как среднесписочная численность работников.

Компании часто необходимо подсчитать среднесписочную численность работников для того, чтобы выполнить свои обязательства по сдаче отчетности или при выборе порядка налогообложения (например, для применения УСНО средняя численность сотрудников в компании должна быть не более 100 человек), также на основании показателей среднесписочной численности предприятие можно отнести к категории малых, средних или микро. По прошествии года фирма должна уведомить о среднесписочной численности работников налоговую инспекцию, для чего следует до 20 января представить в налоговый орган декларацию по форме КНД 1110018 по месту нахождения предприятия (индивидуальные предприниматели, имеющие наемных работников, – по месту жительства). Неправдивая информация о среднесписочной численности работников или несвоевременное представление/непредставление информации в налоговую инспекцию влечет за собой административную ответственность (штраф от 300 рублей).

Предприятия с обособленными подразделениями указывают в своем отчете среднюю численность работников в целом (с учетом численности по отдельным подразделениям), а вот для возможности применения льгот по НДС, налогу на землю и имущество уже необходимо знать среднесписочную численность сотрудников. Средняя численность – это более емкое понятие, чем среднесписочная численность, которое состоит из трех слагаемых:

• Средняя численность совместителей внешних.
• Среднесписочная численность.
• Средняя численность сотрудников, работающих по заключенным гражданско-правовым договорам.

Согласно нормам Указаний по заполнению федерального статистического наблюдения Сведений о заработной плате и численности работников, которые утверждены приказом Росстата от 2008 года средняя списочная численность за каждый календарный день включает:

• Работников, отсутствующих по уходу за больным членом семьи или по причине заболевания (подтверждается больничным листом).
• Сотрудников, которые фактически пришли на рабочее место.
• Лиц, которые отсутствуют на работе в связи с пребыванием на общественных работах, прохождением работы на дому.
• Сотрудников, работающих по методу вахты.
• Лиц, временно принятых на место отсутствующего по каким-либо причинам работника.
• Лиц, которые отсутствуют на работе из-за простоя организации.
• Сотрудников, которые отправлены на повышение квалификации с отрывом от рабочей деятельности.
• Работников, участвующих в забастовках, митингах, находившихся под следствием до решения суда, совершавших прогулы.
• Лиц, которые приняты на неполный рабочий день или рабочую неделю (половина единицы).
• Сотрудников, получивших выходной (отгул) за переработку или ранее отработанное время.
• Студентов, которые приняты на должность на срок прохождения производственной практики.

Формула расчета среднесписочной численности

Среднесписочную численность за месяц подсчитывают, используя ежедневные коэффициенты списочной численности. Для этого используют табель рабочего времени, в котором должны быть отражены все изменения по кадрам.

Расчет проводится по сотрудникам, работающим полностью весь рабочий день (Ч1) и отдельно по сотрудникам, которые работают только часть рабочего дня (Ч2).

Для их подсчета используются формулы: Ч1 = Ч: Д. Где Ч – это списочная численность за весь календарный месяц, Д – количество календарных дней в расчетном месяце.

Фактически при подсчете высчитывается среднеарифметический показатель списочной численности за месяц, после подсчета количества работников за первый день месяца к нему прибавляется количество каждого последующего дня до окончания месяца, при этом праздничные и выходные дни обязательно включаются в этот расчет. Численность за эти дни указывается аналогично данным предыдущего рабочего дня.

Вторая формула: Ч2 = Т: Тдн: Драб. Где Т – это сумма всех отработанных часов в календарном месяце, Драб – количество рабочих дней в календарном месяце, а Тдн – продолжительность одного рабочего дня в часах.

Если сотрудники по инициативе работодателя переведены на неполный день работы, то для расчета они принимаются в качестве единицы. Внутренние совместители и сотрудники, которые работают на предприятии сразу на нескольких ставках или на половине ставки, для подсчета также принимаются как единица и эти показатели учитываются в расчете среднесписочной численности работников. Сложив показатели Ч1 и Ч2 можно получить среднесписочную численность работников за месяц.

Для расчета среднесписочной численности работников за квартал, 9 месяцев, полугодие или год необходимо сложить среднесписочную численность за соответствующие месяцы, а затем полученное значение разделить на 3, 6, 9 или 12. В тех случаях, когда организация осуществляет деятельность неполный год, значение среднесписочной численности работников все равно делится на 12.

На сегодняшний день существует большое количество специальных программ для подсчета коэффициента среднесписочной численности работников, например, «1С зарплата-кадры». Можно найти также формы для осуществления автоматического расчета в интернете на онлайн-сервисах, например, на официальном сайте «Бухсофт».

Рассмотрим примеры расчета среднесписочной численности работников.

Пример 1

В компании у сотрудников в течение одного месяца несколько раз изменялась нагрузка, численность работников в начале месяца составляла 21 человек, работающих на полную ставку по 8 часов в сутки, а с 18 числа у трех человек нагрузка снизилась на 4 часа. Подсчитаем среднесписочную численность для 3 сотрудников за 10 дней: за каждый рабочий день 1 работник учитывается как 0,5 человека, поэтому 3 сотрудника – это 1,5 человек, тогда 1,5 × 10 = 15 человеко-дней. На полную ставку 10 ней работали: 21 — 3 = 19 человек. Следовательно, получим: (15+19) / 24 = 1,41, где 24 – это количество рабочих дней в этом месяце, 21 + 1,41 = 22 сотрудника среднесписочной численности.

Пример 2

В штате предприятия находится 20 сотрудников, 16 из которых полностью отработали месяц. Сотрудник Иванов с 4.03 по 11.03. был на больничном, поэтому его включают в расчет как целую единицу за каждый день, а сотрудник Петров является внешним совместителем, и он не включается в среднесписочную численность. Сотрудница Сидорова пребывает в отпуске по уходу за ребенком, поэтому в среднесписочную численность ее не включают, а сотрудник Сергеев работал весь месяц только по 4 часа в сутки, при проведении расчета он будет учитываться пропорционально своему отработанному времени. По итогу месячная среднесписочная численность сотрудников составит: 16 + 1 + 20 / 31 + 4 * 31 / 8 / 31 = 16 + 1 + 0,7 + 0,5 = 18,2 человек.

Пример 3

Списочная численность работников предприятия с 1 по 15 мая составила 100 человек, а с 16 по 30 мая – 150 человек. В мае две сотрудницы фирмы пребывали в отпуске по беременности и родам, также все сотрудники предприятия с мая были приняты на полный рабочий день. Таким образом, среднесписочная численность работников предприятия за месяц (май) составит: 15 дней х (100 человек – 2 человека) + (150 человек – 2 человека) х 15 дней = 3690 человек. Затем 3690 человек необходимо поделить на 31 календарный день, в итоге получается 119,032 человека. Полученную цифру округляют до целого числа, получая 119 человек.

Исключения

Из среднесписочной численности исключаются сотрудники, которые находятся:

• В оплачиваемых отпусках в связи с рождением или усыновлением ребенка, беременностью.
• В отпусках по уходу за ребенком до достижения им полуторагодовалого возраста.
• В отпусках без сохранения заработной платы для обучения или сдачи вступительных экзаменов в общеобразовательных учреждениях.

Военнослужащие и заключенные, которые работают по специальным договорам, заключенным с государственными учреждениями, считаются при подсчете целыми единицами за каждый рабочий день.

Часто при подсчетах получается дробное число, которое необходимо в обязательном порядке округлить. Округление среднесписочной численности работников осуществляется по следующим принципам:

• Если после запятой стоит четыре или цифра меньшего значения, то целое число оставляют неизменным, а знаки после запятой убирают.
• Если после запятой стоит пять или цифра большего значения, то к целому числу прибавляю единицу, а знаки после запятой убирают.

Необходимо иметь в виду то, что округляется только конечная цифра, которая вносится в налоговый отчет, при этом промежуточные результаты округлению не подлежат.

Как рассчитать среднюю численность по гражданско-правовым договорам и совместителей

Чтобы вычислить среднюю численность сотрудников фирмы, которые являются внешними совместителями, необходимо провести точный подсчет потраченного ими рабочего времени в часах и использовать алгоритм, аналогичный расчетам, применяемым для нахождения среднесписочной численности работников, которые отработали рабочее время не полностью. А среднюю численность сотрудников, выполняющих свои обязанности по гражданско-правовым договорам, рассчитывают по тому же алгоритму, что и для расчета среднесписочной численности работников, которые полностью отработали свой рабочий день. Их указывают в табеле в качестве единицы за день срока, который обозначен в календарных днях в условиях договора. Сложив все три показателя, можно получить среднюю численность предприятия.

В организациях трудятся сотрудники основного состава, лица, устроенные по договорам гражданско-правового характера, совместители. Во время сдачи бухгалтеру необходимо произвести расчет средней численности работников предприятия (СРЧ) и отдельно отобразить все категории трудоустроенных лиц. Детальнее о том, как это сделать, читайте далее.

Зачем это нужно

Расчет средней численности работников проводится в ситуациях, когда необходимо определить:

Имеет ли предприятие право на «упрощенку»	На упрощенной системе налогообложения находятся фирмы, СРЧ которых составляет не более 100 чел.
Должна ли организация перейти на общий режим налогооблажения	Если в течение отчетного периода СРЧ превысила 100 человек, предприятие не имеет право использовать "упрощенку"
Единый налог к уплате	Сумма налога рассчитывается путем перемножения на СРЧ и коэффициенты
Как заполнить форму № П-4	В разделе 2 формы указывается СРЧ
Относится ли предприятие к субъектам малого предпринимательства	Один из показателей - численность рабочих

Не стоит путать данный показатель со среднесписочной численностью. Она рассчитывается:

• при заполнении годовой статистической формы;
• при представлении налоговых деклараций;
• в случаях, когда предприятие освобождено от уплаты ЕСН с сумм не более ста тысяч рублей в течение текущего периода;
• при применении специальных ставок налогов организациями, которые осуществляют деятельность в сфере ИТ;
• при расчете доли прибыли отдельных представительств;
• при выяснении права на использование УСН;
• в случае освобождения от налога на имущество;
• при заполнении формы № 4 «Ведомость ФСС»;
• при заполнении отчета по добровольным взносам отдельных категорий страхователей.

Внешние совместители

Как рассчитать среднюю численность работников, которые трудятся неполный день? Существуют две методики: прямой и упрощенный расчет. В рамках первого определяется общее количество дней работы, делением числа часов в месяце на продолжительность суток. Последний показатель зависит от продолжительности недели. СРЧ за месяц - это частное от соотношения количества отработанных дней и числа трудоустроенных лиц.

При использовании схемы упрощенного расчета рабочее время совместителей делится на продолжительность дня. Затем полученное значение перемножается на число суток в месяце. Итоговый результат делится на число дней работы в периоде.

Несовершеннолетние сотрудники, инвалиды І и ІІ гр. не относятся к совместителям, так как для них законодательно предусмотрен неполный день работы. Количество таких трудоустроенных лиц учитывается в основном составе. Расчет средней численности работников, примеры которого будут представлены далее, не включает время отпусков, простоев, болезни, участия в забастовках, в том числе по вине других лиц.

Иванов отработал в организации 20 суток по 4 часа, Петров - 18 дней по 5 часов, Сидоров - 21 день по 4,5 часа. В было 20 рабочих суток. Среднее количество временных сотрудников составляет:

• прямой счет: [(20 х 4 + 18 х 5 + 21 х 4,5) : 8] : 20 = 1,65 чел.;
• упрощенная схема: (4: 8) х 20 + (5: 8) х 18 + (4,5: 8) х 21= 1,65 чел.

Пример 1

В ЗАО трудятся 4 внешних совместителя. Данные о трудоустроенных лицах представлены в таблице далее. Продолжительность рабочего дня - 8 часов. В январе было отработано 17 дней. Рассчитаем, сколько совместителей трудится в организации по упрощенной методике.

Сотрудник	Неполное время за сутки, чел./ч	Кол-во отработанных суток в периоде
Иванова Н. Л.
Петрова Д. Ю.
Сидорова Р. О.
Алехина Н. Д.

• Иванова: 4: 8 = 0,5 чел.;
• Петрова: 8: 8 = 1 чел.;
• Сидорова: 3: 8 = 0,38 чел.;
• Алехина Н. Д.: 2,5: 8 = 0,31 чел.

Определим количество отработанных человеко-дней:

• 0,5 х 17 + 1 х 8 + 0,38 х 17 + 0,31 х 17 = 28,23.

• 28,23: 17 = 1,66 чел.

Лица, работающие по гражданско-правовым договорам

Порядок расчета средней численности работников такой же, как и в предыдущем примере. Такие сотрудники учитываются как целые единицы. СРЧ определяется путем сложения аналогичных показателей за все периоды и деления суммы на количество месяцев. Из расчета исключаются:

• ИП без образования юрлица;
• сотрудники, с которыми у организации нет договоров;
• лица, с которыми заключены договора на передачу имущественных прав.

В нерабочие дни применяется значение показателя за предыдущие сутки.

Пример 2

Дополним условия предыдущей задачи. В январе 2015 года предприятие заключило с тремя сотрудниками договора:

• С 09.01 по 26.01 - с Старным И. И.
• С 10.01 по 28.02 - с Алексеевым Н. Р.
• С 12.01 по 31.03 - с Илюшечкиным Р. О.

Дата	СРЧ, чел.

В январе 31 к. д. Всего в организации трудоустроено 62 подрядных работника. СРЧ составляет: 62: 31 = 2 чел.

Пример 3

Организация заключила гражданско-правовые договоры в октябре 2014 года с тремя сотрудниками на периоды:

• с 02 по 15 октября;
• с 09 по 20 октября;
• с 17 по 29 октября.

• 01.1: 0 раб.
• 02.10-08.10: 1 х 7 = 7 раб. (в выходные дни применяется значение показателя за предыдущие рабочие сутки, то есть 1).
• 09.10-15.10: 2 х 7 = 14 раб.
• 16.10: 1 раб.
• 17.10-21.10: 2 х 5 = 10 раб.
• 22.10-29.10: 8 раб.

ИТОГО: 7 + 14 + 1 + 10 + 8 = 40 раб.

Точность расчетов

В процессе калькуляции может возникнуть ситуация, когда некоторые данные имеют дробные значения. Чтобы не искажать результаты отчетности, лучше их не округлять. Исключением являются случаи, когда полученные результаты в дальнейших расчетах участвовать не будут. Например, в случаях, когда бухгалтерии просто нужно узнать среднее количество трудоустроенных лиц.

Расчет численности рабочих

Данные о среднем количестве работников используются органами статистики для отображения числа трудоустроенных лиц по территориям и сферам экономики. Данные юридических лиц и их подразделений собираются по единой методике. В отчетности отдельно выделяется среднесписочное количество трудоустроенных сотрудников, число совместителей и лиц, работающих по договорам.

Общая формула имеет следующий вид:

• Среднее кол-во рабочих = среднесписочное число сотрудников + среднее количество совместителей + среднее количество лиц, работающих по гражданско-правовым актам.

Пример 4

Дополним условия задачи № 2. Допустим, что среднесписочное количество трудоустроенных лиц составило 52,3 чел в январе 2015 года. Как рассчитать среднюю численность работников за месяц? Используя вышеприведенную формулу. Количество совместителей было рассчитано в примере 1, а число лиц, работающих по договорам, - в примере 2.

• СРЧ = 52,3 + 1,66 + 2 = 55,96 чел.

Как рассчитать среднюю численность работников за квартал, полугодие, год? Аналогичным способом. Необходимо просуммировать данные за каждый месяц рассматриваемого периода, а затем результат разделить на их количество.

Альтернативные способы

Как рассчитать среднюю численность работников за год? Просуммировать данные показателя за календарные месяцы, а затем разделить полученное значение на 12. Такой метод предоставляет четкие цифры, но требует трудоемкого процесса. В процессе подсчета анализируется весь табель рабочего времени.

Среднесписочное количество работников организации за год составило 250 чел. Кроме того, на предприятии были оформлены:

• Двое внешних совместителей на 0,5 ставки, которые трудились 7 полных месяцев.
• Еще один совместитель работал весь год на полставки.
• 3 человека трудились неполный день 5 месяцев на 0,5 ставки.
• По договорам было трудоустроено 10 человек на период с февраля по сентябрь, 5 человек - с апреля по декабрь; 7 человек - с июня по ноябрь. Все отработали полные месяцы.

• СРЧ = 250 + (2 х 0,5 х 7 + 1 х 0,5 х 12 + 3 х 0,5 х 6) : 12 + (10 х 8 + 5 х 9 + 7 х 6) : 12 = 265,7 или 266 человек.

Таким образом, в организации в пересчете за год проработало 1,8 чел. неполный день и 13,9 чел. - по договорам.

На практике используются иные методы расчета. Если имеются данные на начало и конец периода, то СРЧ рассчитывается как среднеарифметическое.

Пример

Известны данные о численности сотрудников:

• на начало года — 280 чел.;
• на 01.04 — 296;
• на 01.06 — 288;
• на 01.10 — 308;
• на 31.12 — 284 чел.

Определим СРЧ за год:

• : (5 - 1) = 294 чел.

Если известны данные только на январь и декабрь, то СРЧ рассчитывалось бы как среднеарифметическое:

• СРЧ = (280 + 284) : 2 = 282 чел.

Оба результата дают приблизительные цифры, но часто используются на практике.

Среднесписочная численность (СЧР)

В этот показатель включаются сотрудники, выполнявшие временную и постоянную работу, которые один и более дней получали заработную плату. В расчет берутся лица, явившееся на работу и отсутствующие:

• в связи с командировкой;
• по причине болезни;
• в связи с выполнением гособязанностей;
• направленные на повышение квалификации в образовательные учреждения;
• студенты, аспиранты, за которыми сохраняется заработная плата;
• находившиеся в основных, отпуске по уходу за ребенком, «за свой счет»;
• по причине забастовок при условии, что если сотрудник в них не участвовал.

Сотрудники, занимающие более одной ставки или оформленные как совместители, при расчете среднесписочного показателя учитываются как целые единицы. Данные берутся из табеля отработанного времени. Показатель за месяц определяется путем сложения данных за календарные дни. Значение коэффициента в праздничные и выходные дни принимается равным показателю за предыдущие рабочие сутки.

Среднесписочное количество сотрудников за год = (СЧР янв. + СЧР фев. + … СЧР дек.) : 12.

Показатель за месяц рассчитывается аналогичным образом: количество сотрудников за каждые календарные сутки делится на число отработанных дней. Если рассчетное значение дробное, то в отчете указывается СЧР с округлением. Данные в налоговую за предыдущий год подаются до 20 января текущего. Существует более удобная методика расчета. Сначала определяется число рабочих, занятых полный день, а затем тех, кто трудится несколько часов. Сумма этих двух показателей вычисляется отдельно за каждый месяц, квартал и год.

Из калькуляции исключаются:

• внешние совместители;
• лица, которые заключался договор на профобучение с выплатой стипендии;
• владельцы организации, которые не получали зарплату;
• адвокаты;
• сотрудницы, которые пребывают в отпусках по беременности и родам;
• сотрудники-студенты, которые находились в дополнительном, отпуске без сохранения зарплаты;
• лица, которые трудятся по договорам;
• сотрудники, направленные на работу в другую страну;
• лица, которые написали заявление об увольнении и отрабатывают оставшееся время.

Алгоритм

Работники, которые заняты неполный день, учитываются прямо пропорционально отработанному времени, но в отчете отображаются, как целые единицы. Если в организации трудятся два сотрудника одинаковое количество дней по 4 часа, они учитываются как целая единица с полным рабочим днем. Такая ситуация встречается редко. Обычно на крупных предприятиях количество отработанных часов и дней не совпадает. В таких ситуациях используется иная формула:

Среднесписочное количество лиц = количество отработанных чел./ч. в периоде: продолжительность дня: количество календарных суток.

Продолжительность дня исчисляется исходя из рабочей недели. Если графиком предусмотрено 40 часов работы в неделе, то продолжительность дня составляет 8 часов и т. д.

Пример 5

Трудоустроенных лиц на предприятии с 1 по 15 июня составляла 100 человек, а во второй половине месяца - 150 человек. В рассматриваемом периоде две сотрудницы находились в отпуске по беременности. По правилам, они исключаются из расчета. Все остальные работники были приняты на полный день.

• 15 дн. х 98 чел. + 148 чел. х 15 дн. = 3690 чел.
• СЧР: 3690: 31 = 119,032, или 119 человек.

Виды деятельности

Как правильно рассчитать среднегодовую для формы П-4? В этом отчете отображаются данные по подразделениям организации и видам деятельности. Сотрудники, занятые капремонтом оборудования, который осуществляется собственными силами, не выделяются в отдельную группу, а учитываются по виду деятельности. Также в отчете не стоит отображать отдельно вспомогательные виды работ: сотрудников управленческих подразделений, администрацию, бухгалтерию, службу охраны, и связи. Они рассматриваются как сотрудники основного состава.

С этого года предприятия, среднесписочная численность которых более 100 человек, представляют декларации в электронном виде. Отметим, что на практике такие показатели, как средняя, среднесписочная численность работников, используют и для заполнения форм статотчетности. Причем пока не определишь один показатель, не рассчитаешь и другой.

Определяем среднесписочную численность работников

Этот показатель определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. В свою очередь, его рассчитывают исходя из списочной численности за каждый календарный день по данным табеля учета рабочего времени.

В списочную численность работников включаются наемные специалисты, работающие по трудовому договору и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работающие собственники предприятия, получающие зарплату в данной организации.

Отсутствующие специалисты, которых включают в списочную численность

Имейте в виду: в списочной численности работников за каждый календарный день учитываются как фактически работающие, так и отсутствующие на работе по определенным причинам. Перечень таких причин приведен в пункте 88 Правил.

В частности, учитываются работники:
- находящиеся в служебных командировках;
- отсутствующие из-за болезни (причем только те, кто получил лист нетрудоспособности);
- заключившие трудовой договор с организацией о выполнении работы на дому (надомники);
- находящиеся в учебном отпуске с сохранением полностью или частично зарплаты;
- находящиеся в ежегодных и дополнительных отпусках;
- имеющие выходной день (согласно графику работы) за переработку времени при суммированном учете рабочего времени за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни;
- находящиеся с разрешения администрации в отпуске без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

Кого не учитывают при определении показателя

Прежде всего не учитываются при расчете показателя работники, не включаемые в списочную численность. Их перечень приведен в пункте 89 Правил. Но, кроме этого, следует помнить, что не все работники, входящие в списочную численность, принимаются во внимание при расчете среднесписочной численности. К таковым относятся:
- женщины, которые находятся в отпусках по беременности и родам;
- лица, находящиеся в отпусках в связи с усыновлением ребенка, в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
- работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находящиеся в дополнительном отпуске без сохранения зарплаты.

Рассчитываем показатель

Среднесписочная численность работников за месяц определяется суммированием списочной численности работников за каждый день месяца (с 1-го по 30-е или 31-е число, а для февраля - по 28-е или 29-е число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и делением этой суммы на число календарных дней месяца.

При этом численность работников списочного состава в выходной или праздничный (нерабочий) день принимается равной списочной численности работников за предшествующий рабочий день.

Пример 1

Рассчитаем среднесписочную численность работников предприятия за февраль 2008 года по данным, приведенным .

Среднесписочная численность в феврале 2008 года составляет (показывается в целых единицах):
3258 чел. : 29 = 112 чел.

Среднесписочная численность работников за период, превышающий месяц, определяется следующим образом.

Вначале рассчитывают среднесписочную численность за каждый месяц периода. Затем суммируют все полученные среднесписочные и делят на количество месяцев в периоде.

Например, при расчете среднесписочной численности работников за год суммируют среднесписочную численность работников за все месяцы отчетного года. Сумму делят на 12.

Если предприятие работало неполный отчетный период, то показатель определяют путем суммирования среднесписочной численности за месяцы работы в отчетном периоде и деления полученной суммы на количество месяцев в отчетном периоде. Такой же порядок применяется и для предприятий с сезонным характером работы.

Особенности определения показателя при занятости неполный рабочий день

Если в штате предприятия состоят работники, которые трудятся неполный рабочий день, в списочной численности они числятся как целые единицы за каждый календарный день, включая нерабочие дни недели.

Но при расчете среднесписочной численности они учитываются пропорционально отработанному времени.

Для расчета среднесписочной численности работников в этих случаях предусмотрено два способа.

При прямом способе для определения показателя следует:
1) исчислить общее количество человеко-дней, отработанных работниками. Для этого общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели;
2) средняя численность не полностью занятых работников за отчетный месяц в пересчете на полную занятость определяется путем деления отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

При упрощенном способе необходимо:

1) неполное рабочее время разделить на продолжительность рабочего дня;

2) частное умножить на количество отработанных таким работником дней за месяц;

3) полученный результат разделить на количество рабочих дней в месяце.

Исключение составляют работники, для которых законодательством предусмотрена сокращенная рабочая неделя (например, лица в возрасте до 18 лет; женщины, которым предоставлены дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка; инвалиды I и II групп). Они учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.

Средняя численность работников

Отметим, что средняя численность работников предприятия складывается из:
- среднесписочной численности работников;
- средней численности внешних совместителей;
- средней численности работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.

Как определить первый показатель, мы рассмотрели выше .

Два следующих показателя рассчитываются точно так же, как и среднесписочная численность работников. Причем показатель по внешним совместителям исчисляют согласно методике расчета среднесписочной численности работников, работавших неполное рабочее время, то есть пропорционально отработанному времени. А по «договорникам» работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1. Допустим, что на предприятии работают еще два внешних совместителя и три «договорника».

Один внешний совместитель работает по 4 часа в день, а второй - по 3 часа. Договор первого «договорника» длится с 4 по 15 февраля (10 календарных дней), второго - с 14 по 29 февраля (16 календарных дней), а третьего - весь месяц (29 календарных дней).

Средняя численность первого внешнего совместителя за февраль составит 0,5 (4 ч: 8 ч), второго - 0,375 (3 ч: 8 ч). Средняя численность двух совместителей - 0,875 чел. (1 чел. x 0,5 + 1 чел. 5 0,375).

Вклад первого «договорника» в среднюю численность составит 0,345 (10 дн. : 29 дн.), второго - 0,552 (16 дн. : 29 дн.), третьего - 1. Средняя численность «договорников» в феврале равна 1,897(0,345 + 0,552 + 1).

Средняя численность всех работников за февраль составит (определяется в целых единицах):112 чел. + 0,875 чел.+ 1,897 чел. = 115 чел.

Для чего нужен показатель среднесписочной численности

Его рассчитывают для следующих целей:
- определения необходимости подачи отчетности в электронном виде;
- признания в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли средств, направленных на цели, обеспечивающие социальную защиту инвалидов;
- расчета доли прибыли, перечисляемой в региональные бюджеты по местонахождению обособленных подразделений предприятия;
- подтверждения права на применение «упрощенки» (подп. 14 п. 3 ст. 346.12 Налогового кодекса РФ);
- освобождения от налога на имущество в отношении активов, используемых для производства и (или) реализации (п. 3 ст. 381 Налогового кодекса РФ);
- заполнения расчетной ведомости № 4-ФСС РФ и № 4а-ФСС РФ;
- заполнения годовой статистической формы № 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности»;
- определения квоты для приема на работу инвалидов (ст. 21 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ») и в других случаях.

Когда нужен показатель средней численности

Его рассчитывают для:
- подтверждения права на применение «упрощенки» (подп. 15 п. 3 ст. 346.12 Налогового кодекса РФ);
- заполнения статистической формы № П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»;
- заполнения квартальной статистической формы № ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия» и в других случаях.

Росстатом был издан приказ №428 от 28.10.2013 г., с утверждёнными Указаниями по заполнению форм наблюдения за статистическими данными. Таким документом необходимо руководствоваться при расчёте среднесписочной численности работников. Указания следует применять при заполнении форм и , предназначенной для Пенсионного фонда.

Средняя численность персонала – показатель, от которого будет зависеть право учреждения на получение льгот, таких как, например: возможность применения упрощенной системы налогообложения, возможность сдачи упрощенной статистической отчетности, льгот по уплате НДС и др.

В среднюю численность включают:

• среднюю списочную численность сотрудников;
• среднюю численность совместителей внешних;
• среднюю численность сотрудников, которые выполняли работу по гражданско-правовому договору.

Для подсчета средней списочной численности, сначала следует определить списочную численность работников за каждый день (календарный) отчетного периода. В ней учитывают:

• работников, которые оформлены по трудовому договору на временную, постоянную, либо сезонную работу 1 день и более;
• собственников организации, которые работают и получают в ней заработную плату.

При этом необходимо учитывать и фактически работающих сотрудников, и отсутствующих по каким-либо причинам на работе.

То есть, в списочную численность следует включать :

• сотрудников, которые пришли на работу, в том числе и не работающих в связи с простоем;
• сотрудников находящихся в , если учреждение сохраняет за ними зарплату, а также находящихся в заграничных краткосрочных командировках;
• сотрудников, не явившихся на работу по причине болезни;
• работников, не явившихся на работу, в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей;
• работников, которые приняты на работу с прохождением испытательного срока и пр.

Расчет среднесписочной численности работников

Среднюю списочную численность за год определяют суммированием данного показателя за все месяцы года (отчетного) и делением получившейся суммы на 12.

Для определения численности за месяц, необходимо суммировать этот показатель за все дни месяца и делят на количество дней в месяце.

Для расчета средней списочной численности за квартал, суммируют данный показатель за все месяцы в квартале и делят на 3

При этом необходимо учитывать, что численность работников за выходной либо праздничный день считается равной численности за предыдущий рабочий день.

В случае 2-х и больше выходных либо праздничных дней подряд, численность за каждый такой день считается равной данному показателю за рабочий день, который предшествовал выходным или праздничным дням (Праздничные и выходные дни смотрите ⊗). Расчет средней списочной численности осуществляется в соответствии с ежедневным учетом численности сотрудников.

Их число за каждый день должна соответствовать сведениям , согласно которому устанавливают количество работников, которые явились и не явились на работу.

Видео-справка “Расчет среднесписочной численности персонала организации”

Видео обучение по расчету среднесписочной численности персонала работающих на различных условиях: по трудовому договору, совместительству, сменно и т.д. Урок проводит преподаватель сайта “Бухгалтерский и налоговый учет для чайников”, главный бухгалтер Гандева Н.В. Для просмотра занятия онлайн нажмите на видео ⇓

Алгоритм расчета среднесписочной численности работников

1. Вначале находим численность сотрудников, отработавших каждый день месяца.
2. Затем определяем среднесписочную численность за месяц и за квартал
3. В завершение вычисляем численность за полгода, 9 или 12 месяцев.

Формула расчета списочной численности работников

Данный параметр рассчитывается за каждый день месяца, при этом каждый работник определяется как целая единица.

В пункте 79 Указаний приводится перечень сотрудников, учитывающихся при расчёте списочной численности. В него входят следующие работники:

1) пришедшие на работу, а также отсутствующие из-за простоя;

2) трудоустроенные на неполный рабочий день или неделю, а также принятые на полставки согласно штатному расписанию;

3) отсутствующие по причине временной нетрудоспособности;

4) находившиеся в служебных командировках, в том числе и работники, побывавшие в зарубежных краткосрочных командировках;

5) отсутствующие по причине исполнения общественных или государственных обязанностей;

6) трудоустроенные с испытательным сроком;

7) заключившие договор с предприятием о выполнении работы в домашних условиях (надомники);

8) студенты и лица, обучающиеся в образовательных учреждениях, работающие на предприятии во время производственной практики, если их зачислили на рабочие места;

9) временно оторванные от работы для направления в образовательные учреждения для приобретения новой специальности или повышения квалификации (если за ними сохранена зарплата);

10) находящиеся в учебном отпуске (если за ними частично или полностью сохранена зарплата);

11) находящиеся в отпуске и поступающие в образовательные учреждения, а также сдающие вступительные экзамены без сохранения зарплаты на месте работы;

12) имевшие выходной день за переработку при общем учёте рабочего времени, а также согласно графику работы предприятия;

13) находящиеся в очередных и дополнительных отпусках, предоставленных в соответствии с законом и нормативными документами, в том числе работники, находившиеся в отпуске, а после него уволенные;

14) заслужившие день отдыха за выход на работу в нерабочие дни;

15) трудоустроенные с целью замещения работников, отсутствующих по уважительным причинам;

16) находившиеся в отпусках по уходу за ребёнком, в связи с беременностью и родами, а также по причине усыновления новорождённого ребенка;

17) принимавшие участие в забастовках;

18) находившиеся в отпуске без сохранения зарплаты, при этом продолжительность отпуска не имеет значения;

19) граждане других государств, работавшие в организациях на российской территории;

20) находившиеся под следствием до вынесения судебного решения;

21) внутренние совместители.

Работник, оформленный в качестве внутреннего совместителя или получающий в одной организации две, полторы, или менее одной ставки, учитывается в списочной численности как одна целая единица.

В списочную численность не включаются такие категории работников , как:

1) внешние совместители;

2) работавшие по гражданско-правовым договорам;

3) сотрудники, оторванные от работы с целью их направления предприятием на обучение в образовательные учреждения и получающие стипендию, выплачиваемую из средств этого предприятия; работники, с которыми был заключён специальный договор на профессиональное обучение с выплатой им стипендии во время учёбы;

4) привлечённые для работы в соответствии с договорами, заключёнными с государственными учреждениями на предоставление рабочей силы;

5) переведённые на работу в другую компанию без сохранения зарплаты, а также лица, направленные на работу за рубеж;

6) адвокаты;

7) члены кооператива, не имеющие трудовых договоров с предприятием;

8) подавшие заявление на увольнение и прекратившие работу без предупреждения руководства либо до истечения срока предупреждения. Данная категория работников исключается из списочной численности с первого же дня невыхода на работу;

9) собственники предприятия, не получающие зарплату;

10) военнослужащие, находящиеся при исполнении своих военных обязанностей.

Списочная численность работников за нерабочий день равна их количеству за предыдущий рабочий день.

Расчет среднесписочной численности работников за месяц

При выполнении такого расчёта нужно исключить из списочной численности следующих сотрудников:

• женщин, которые были в отпусках из-за беременности и родов;
• лиц, находившихся в отпусках по причине усыновления новорождённого из родильного дома;
• работников, находившихся в отпуске по уходу за малолетним ребёнком;
• лиц, обучавшихся в образовательных учреждениях или сдававших вступительные экзамены с предоставлением дополнительного отпуска без сохранения зарплаты;

Работники, которые не были включены в списочный состав и привлекались для работы по особым договорам с государственными учреждениями на предоставление дополнительной рабочей силы, учитываются в среднесписочной численности как целые единицы.

Расчет среднесписочной численности работников, отработавших не полное время

Для определения средней списочной численности лиц, которые отработали неполное рабочее время, необходимо их учитывать пропорционально времени, которое они фактически отработали.

Расчет численности таких сотрудников производят следующим образом:

1. Сначала исчисляют итоговое количество дней, отработанных данными лицами, путем деления общего количества человеко-часов за отчетный месяц на время рабочего дня, (8 часов, или 4,8 часа).
2. После этого определяют среднюю численность частично занятых сотрудников за отчетный период в пересчете на занятость полную.

Количество человеко-дней, которое было отработано, делят на количество дней (рабочих) в отчетном месяце. Что касается сотрудников, отработавших неполное рабочее время согласно штатному расписанию, трудовому договору или переведённых со своего письменного согласия на неполное рабочее время, то они учитываются пропорционально отработанному времени.

1. Определить общее число человеко-дней, которые были отработаны этими сотрудниками. Для этого общее количество отработанных человеко-часов за отчётный месяц делится на продолжительность рабочего дня. При этом следует принимать во внимание продолжительность рабочей недели.Пример:
   24 часа - на 4 ч (часа) (при 6-дневной рабочей неделе) либо на 4,8 ч (при 5-дневной);
   36 часов - на 6 ч (при 6-дневной) или на 7,2 ч (при 5-дневной);
   40 часов - на 6,67 ч или на 8 ч соответственно.
2. После этого рассчитывается среднее число работников, имевших неполную занятость за отчётный месяц, с учётом их полной занятости. Для этого количество отработанных человеко-дней делится на число календарных рабочих дней в отчётном месяце. При этом часы за предшествующий рабочий день условно включаются в число отработанных человеко-часов за дни отпуска, болезней, неявок (если они приходились на рабочие дни в соответствии с календарём).

При расчете среднесписочной численности работников за месяц суммируется списочное количество работников за каж­дый день месяца по календарю. Во внимание также принимаются все нерабочие дни. Результат необходимо разделить на количество дней в месяце.

Пример определения среднесписочной численности сотрудников

Рассмотрим, как производится расчёт для сотрудников, работавших полный рабочий день (при 5-дневной рабочей неделе) за отчётный месяц сентябрь 2014 г.

Числа месяца	Списочная численность работников	Работники, исключаемые из списочной численности	Работники, попавшие в среднесписочную численность
1	400	1	399
2	401	1	400
3	401	1	400
4	403	1	402
5	403	1	402
6	405	2	403
7	405	2	403
8	405	2	403
9	405	2	403
10	404	2	402
11	404	2	402
12	404	2	402
13	404	2	402
14	404	2	402
15	404	2	402
16	405	2	403
17	405	3	402
18	405	3	402
19	405	3	402
20	405	3	402
21	406	3	403
22	407	3	404
23	406	3	403
24	406	3	403
25	406	3	403
26	407	3	404
27	407	3	404
28	407	3	404
29	407	3	404
30	407	3	404

Итого: 12074

Общее количество работников списочного состава за весь календарный месяц, которые попадают в среднесписочную численность, составляет 12074, число дней в месяце - 30. В данном случае численность сотрудников за сентябрь составила 402 человека (12074: 30).

Пример расчета при неполной рабочей неделе

Расчет среднесписочной численности работников за квартал

Среднесписочная численность сотрудников за один квартал вычисляется следующим образом: складывается среднесписочная численность работников за все квартальные месяцы, а затем результат делится на 3 месяца.

Расчет за 6, 9 или 12 месяцев

Среднесписочное количество работников за какой-либо определённый период времени вычисляется так: складывается среднесписочная численность работников за все месяцы отчетного года и результат делится на соответствующее число месяцев.

Если предприятие функционировало неполный год, то для определения среднесписочной численности сотрудников за год нужно сложить численность работников за все месяцы работы предприятия и результат поделить на 12.

Примеры расчета среднесписочной численности работников

Пример расчета среднесписочной численности работников № 1

Средняя списочная численность работников ООО «Омега» на 29.12.2013 составляет 340 человек. В данном учреждении 5-дневная рабочая неделя, 30 и 31 декабря соответственно суббота и воскресенье, численность списочная была такая же. В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса, праздничными нерабочими днями считаются: 1, 2, 3, 4, 5, 7 января. 9 января было принято 5 новых работников. В период с 11 по 25 января - 4 сотрудника находились в отпуске без сохранения зарплаты, с 15 числа – одна сотрудница ушла в декретный отпуск, 17- был уволен один работник. Итого, в ходе расчета показателя за 31 день января 2014 года участвовало 10 563 человеко-дней. Средняя списочная численность за январь месяц составляет 341 человек (10 563 человеко-дней: 31 день). Для расчета средней списочной численности за какой-либо другой период, необходимо сложить данный показатель за каждый месяц, который участвует в расчете, и разделить получившуюся сумму на количество месяцев за период.

Пример расчета среднесписочной численности работников №2