Кайдзен – умная японская система бережливого производства. Принцип «Немаваси»

5 принципов, обеспечившие успех японской модели управления и продолжающие совершенствовать мир

Японцы всегда были, есть и будут очень последовательными. Когда я смотрела документальный фильм “Jiro dreams of sushi” , он меня очень впечатлил. Особенно рассказ Джиро Оно о том, что у них считается почетным довести любое дело до совершенства. Даже если ты работаешь дворником, ты не должен жаловаться на судьбу, а должен довести свои навыки работы до совершенства. Японцы не скачут с работы на работу в поисках идеальной, они могут из любой работы в итоге сделать работу своей мечты. Потому что все дело в подходе.

Почему бы снова не поучиться у японцев и не попробовать их метод управления, который они используют в своем менеджменте, применив его не только к работе, но и к себе? Я поискала информацию об этой системе в интернете и постаралась выстроить из корпоративного подхода более индивидуальный.

Кайдзен , кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн?, ромадзи Kaizen; встречается неверный вариант «кайзен») — японская философия или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

Основа метода Кайдзен состоит из 5 ключевых элементов, “5 S” :

• Seiri - аккуратность
• Seiton - порядок
• Seiso - чистота
• Seiketsu - стандартизирование
• Shitsuke - дисциплина

Эти принципы можно подстроить как под свою работу, так и под свою жизнь. После окончания Второй Мировой Войны именно благодаря применению этой методики многим японским компаниям, в том числе и Toyota, удалось быстро восстановиться и нагнать потерянные мощности.

Работа

Если вы решили попробовать применить 5 приницпов Кайдзен к своей работе, тогда эти 5 пунктов должны занять свое почетное место прямо перед вашим носом и висеть там до тех пор, пока их исполнение не станет основой вашей работы.

1. Сортировка. Вы должны сесть, хорошо подумать и составить список того, что вы хотите улучшить и то, что по вашему мнению мешает работать эффективнее. Этот принцип гласит, что работник не должен выполнять ничего лишнего, делать не свою работу. Какие из дел меньше всего относятся к вашей основной работе?

Какую-то часть можно сократить до минимума (проверка почты, работа с документами), некоторые можно делегировать тому, к чьей специализации они больше относятся.

Например, в некоторых фирмах принято, чтобы менеджеры по продажам сами рассчитывали стоимость проданных услуг, выставляли счета и составляли договоры. Хотя на самом деле счета и расчет стоимости - это дело бухгалтерии, а договоры - юридического отдела или опять же, бухгалтерии. Иногда кажется, что если вы сделаете все это сами, будет быстрее и не надо будет бегать на поклон к бухгалтерам. Эта часть, почему-то, всех расстраивает, а иногда и пугает больше всего. Но на самом деле если правильно организовать процесс и донести до этих отделов, что, вообще-то, это их работа, дело пойдет гораздо быстрее.

Подумайте, что лишнее, и избавьтесь от этого. И подумайте над тем, какие простые изменения можно внести в рабочий процесс. Как океан состоит из капель, так и глобальные перемены начинаются с маленьких изменений.

2. Выстраивание и установка порядка После того, как вы отбросили все лишнее, вы можете упорядочить процесс работы, выстроив дела в необходимом порядке. Хорошо будет, если вы хотя бы несколько первых недель будете вести что-то вроде своего рабочего дневника, в котором будете записывать выполненные дела, время, в которое они выполнялись, количество времени, которое ушло на их выполнение, и отмечать их приоритетность. В итоге может оказаться, что на самые важные дела у вас уходит меньше всего времени, а рутина съедает больше всего, хотя иногда кажется, что проще сначала сесть, например, за составление планов на день (неделю, месяц), чтобы раскачаться, а потом уже разогревшись выполнять самое важное. В итоге может получиться, что вы снова не успеваете выполнить самое важное.

Если же вы знаете, что у вас обычно приходится 2-3 сложных важных дела, лучше поставить их на время, когда ваша продуктивность на пике. Мы уже публиковали статью о “префронтальных понедельниках” и, возможно, этот вариант как раз для вас.

3. Уборка или “полировка”. После окончания рабочего дня не забывайте убирать свой офисный стол и класть все на свои места. Найти нужные вещи и документы гораздо проще, когда всё лежит там, где должно.

Порядок нужно наводить не только на рабочем столе, но и в своей голове. Для этого будет лучше выделить несколько минут, заглянуть в свой рабочий дневник и подвести итоги, внести необходимые заметки и… забыть о работе, когда окажетесь за порогом своего офиса. Потому что на следующее утро вы должны прийти на работу с ясной головой и свежими мыслями. О пользе отвлечения от задачи и возвращении к ней через некоторые время мы уже тоже не один раз писали. Так у вас гораздо больше шансов найти интересное и свежее решение.

4. Стандартизация (систематизация). После того, как вы избавились от дел, выполнение которых не входит в ваши обязанности, выстроили свой рабочий процесс и разложили все по полочками не только на рабочем месте, но и у себя в голове, пришло время сделать из этого систему. То есть каждое утро вы должны выполнять все по этой выстроенной схеме. Соблюдайте ее, и вы увидите результаты.

5. Поддерживание практики. Когда первые 4 процесса выполняются, они становятся для вас новым способом работы. Вы должны придерживаться намеченного пути и не откатываться назад, к старым привычкам и методам.

Думая о новом методе, вы, скорее всего, будете думать о том, как какие еще изменения можно внести для повышения эффективности. И таким образом вы снова будете пересматривать первые 4 аспекта, внося изменения в процесс. Таким образом вы постоянно совершенствуете методы своей работы. И это - верный путь, потому что основная цель Кайдзен - это постоянное, непрекращающееся совершенство.

Достаточно быть впереди только на шаг. Постоянно

Кстати, о применении этого метода в бизнесе “гуру” кайдзен, Масааки Имаи, чья книга «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» до сих пор остается бестселлером деловой литературы, рассказал и в своем интервью российским читателям. Фрагмент из этого интервью, опубликованного журналом “Свой бизнес” , многое проясняет.

Согласно системе кайдзен, совершенствование всех процессов в компании должно происходить непрерывно. Почему улучшениями нужно заниматься ежедневно?

Действительно, есть такие руководители, которые предпочитают эпизодические улучшения. Мы же считаем: если мы сделали что-то вчера, то без промедления должны задать себе вопрос: «А что мы будем улучшать сегодня? Или завтра?».

В компании Toyota система кайдзен начала применяться 60 лет назад. С тех пор все ее сотрудники каждый день занимаются улучшениями. Представьте, каких высот вы можете достичь, если вы на протяжении десятков лет каждый день делаете что-то, что позволяет повысить эффективность работы! Опыт Toyota подтверждает это: компания добилась невероятных успехов в бизнесе.

Компания вышла на лидирующие позиции в своем секторе, и сегодня с ней очень трудно конкурировать. В последнее время потребители становятся все более требовательными. Поэтому условия, в которых работают компании, ужесточаются. А в будущем нас ждет еще более суровая конкуренция. Поэтому тем, кто хочет добиться успеха, остается только одно: всегда идти на шаг впереди конкурентов.

Мне в этой связи вспоминается анекдот про американского и японского бизнесменов, которые отправились на сафари в Африку. Они приехали в саванну и стали фотографировать местные красоты. Увлеченные этим, они далеко ушли от своей машины. Когда же бизнесмены собирались идти обратно, из-за кустов вдали выскочил огромный лев. Японец, не обращая на льва никакого внимания, достал кроссовки и начал переобуваться.

«Что вы делаете?!» — удивленно спросил американец. «Разве вы не видите — переобуваюсь!» — спокойно ответил японец. Американец в недоумении: «Вы посмотрите, как далеко наша машина! Чтобы лев недогнал нас, надо не переобуваться, а бежать!». На что японец отвечает: «Чтобы спастись, мне надо обогнать вас всего на один шаг!». Система кайдзен помогает этого добиться.

- А разве это возможно — ежедневно придумывать и реализовывать какие‑то серьезные улучшения?!

Улучшения могут быть небольшими, и каждое из них по отдельности, возможно, будет не так заметно. Но в совокупности они дадут значительный эффект. Приведу пример.

На одном из предприятий Matsushita вовремя обеденного перерыва на все столы ставились большие чайники, и каждый сотрудник мог выпить столько напитка, сколько захочет. Официантки компании заметили, что количество чая, выпитого за разными столами, весьма различается. Затем они обнаружили, что обычно одни и те же клиенты садятся на определенные места. Собрав и проанализировав данные за несколько дней, официантки установили, сколько именно чая надо подавать на каждый стол. В результате они в два раза снизили расход заварки. С точки зрения сбереженных денег экономия была ничтожной. Тем не менее по итогам года эти официантки получили золотые медали от президента корпорации.

Ведь именно подобные пошаговые улучшения в совокупности приводят к значительным стратегическим победам. В худших компаниях сотрудники сосредоточены исключительно на поддержании существующих процессов — они изо дня в день делают одни и те же операции, не задумываясь об их усовершенствовании. В тех компаниях, где применяется кайдзен, все по-другому.

Всякий раз, когда человек видит какую-то возможность сделать свою работу лучше, он должен внедрить эти изменения и соответствующим образом изменить стандарты выполнения отдельных операций. Если в компании применяется кайдзен, то численность штата может быть меньше на 10-20%, а иногда и на 50%.

В большинстве компаний предпочитают заниматься улучшениями не постепенно, а сразу — проводя глобальные преобразования с помощью инноваций. В чем минусы такого подхода?

Ежедневные улучшения не требуют серьезных финансовых затрат. Для осуществления кайдзен всего-то и нужно, чтобы люди использовали свой разум и концентрировали внимание на выполняемых работах. При этом процессы кайдзен часто незаметны или едва различимы, а их результаты редко проявляются сразу. Глобальные же инновации всегда требуют крупных инвестиций для покупки новых технологий, оборудования…

Поэтому, перед тем как думать об инновациях, сначала лучше воспользоваться уже существующим потенциалом, внедряя кайдзен. Во многих японских компаниях топ-менеджеры говорят рабочим: «Мы не можем выделить большой бюджет для реализации ваших предложений. Но вы все равно должны заниматься этими улучшениями».

В 1970-е компанией Toyota руководил очень талантливый топ-менеджер — господин Тайити Оно. Он всегда верил в силу и талант своих подчиненных и был уверен в том, что если дать им необходимые полномочия, то они смогут решить любые проблемы. Он часто применял такой подход. Например, Toyota ставила цель — производить 100 единиц продукции в час. Тогда Оно давал своим инженерам такие ресурсы, которые позволяли выпускать только 90 единиц, но требовал от них производить все 100. Так как они не могли сразу сделать это, то им приходилось либо работать сверхурочно, либо срочно придумывать какое-то улучшение, позволяющее справиться с поставленной задачей. Когда инженеры, наконец, изобретали способ решения проблемы, он снимал с этой производственной линии десять процентов рабочих и перебрасывал их на другой участок. А от оставшихся опять требовал производить 100 единиц продукции.

Значит ли это, что в системе кайдзен инновации отвергаются как таковые? Глядя на передовые японские компании, этого не скажешь…

Для развития компании нужна как система кайдзен, так и инновации. Именно совмещение двух этих подходов позволяет достичь наилучших результатов. Представьте себе: с помощью кайдзен вы постепенно поднимаетесь вверх. Потом делаете большой «прыжок» — внедряете инновацию. Затем с этой новой высоты вновь продолжаете постепенное движение вверх — и опять совершаете рывок.

В результате вы оказываетесь выше тех, кто применяет только инновационный подход и двигается одними скачками. Кроме того, система, созданная в результате внедрения инновации, неизбежно деградирует, если не прилагать усилий сначала к ее поддержанию, а затем и к совершенствованию. Эффект от инновации постепенно снижается из-за острой конкуренции и устаревания стандартов. Кайдзен же помогает обеспечить неуклонный подъем.

Эти же “5S” можно подстроить под любой аспект жизни. Например, вы хотите начать вести здоровый образ жизни.

Первое “S”. Вы садитесь, делите листочек на две части и записываете в одну колонку все, что вам мешает, а во вторую - то, что помогает.

Второе “S”. После определения всех положительных и отрицательных моментов, вы составляете себе расписание, в которое включаете все полезное (прогулка в парке, выход на пешую прогулку в обед и т.д. и т.п.). Кроме составления “расписания здоровья”, вы можете просто составить список того, что вы должны начать делать. Например, составьте себе график снижения употребления вредной пищи к минимуму и постепенного введения полезных продуктов в свой дневной рацион. Делать это нужно постепенно, иначе организм, а за ним и сила воли, просто взбунтуется, требуя дозу сахара и простых углеводов, к которой он привык.

Третье “S”. Если честно, то мне сложно провести аналог к этому S, но если бы я делала это для себя, я бы просто включила этот пункт, как “Уборка”. Поддержание чистоты и порядка очень важно, что бы вы не пытались сделать. Это касается и работы, и просто жизни. Так как в захламленном помещении человек теряет силы и нужный настрой. К тому же, уборку можно превратить в начальный этап физических упражнений или сделать из нее медитативный процесс, когда нужно сосредоточиться исключительно на физических действиях и полностью очистить голову от мыслей.

Четвертое “S”. А теперь пришло время превратить все изменения в систему. Просто придерживайтесь созданного графика, и он станет вашим привычным образом жизни

Пятое “S”. Следите за собой и избавляйтесь от соблазнов вернуться к прежней, более легкой жизни. Поначалу здоровый образ жизни дается ой как нелегко, потому что вокруг столько соблазнов, что удержаться трудно. И совершенствуйтесь, находя все новые и новые способы сделать свою жизнь лучше.

Перечитав огромное количество материала, я поняла, что систему Кайдзен можно подстроить под что угодно. Главное соблюдать основные правила - избавляться от ненужного, выстроить систему и постоянно ее совершенствовать!

Справка

Компании, которые используют эту систему, повышают рентабельность и конкурентоспособность своего бизнеса, обходясь без крупных капиталовложений. Она позволяет поднять производительность труда на 50-100% и более. Эта система называется «кайдзен» (от японских слов KAI - «изменение» и ZEN- «хороший», «к лучшему»). Кайдзен - это постоянное стремление к совершенствованию всего, что мы делаем, воплощенное в конкретные формы, методы и технологии. Этот метод используют выдающиеся компании: Toyota, Nissan, Canon, Honda, Komatsu, Matsushita.

Путь самосовершенствования для японца

После того как самураи начали исчезать как класс, они плавно перестроились в бизнесменов. И действительно, после того как Японии в 1946 году было запрещено держать свою армию, куда мог в одночасье подеваться веками формировавшийся самурайский дух? Да еще и после унизительного поражения в войне? Неужели все разом осознали ложные ценности войны и навсегда утеряли воинственность? Разумеется, так не бывает. Самурайский дух сохранился. Теперь полем боя и борьбы за сферы влияния стала экономическая деятельность. А что, собственно, изменилось? Наступление на рынок, обход противника с фланга, окружение и истребление конкурентов, успех - это победа. Каждый бьется на своем боевом посту, все бьются как один, от мелких служащих компаний до руководителей альянсов.

Что подвигает японца к самоотдаче и приверженности интересам компании, кроме денег? Конфуцианская ментальность! Утратив свое слабо выраженное религиозное содержание, неоконфуцианство сыграло Японии на руку в таких далеких от идеологии областях, как торговля и экономика. И политическая, и бизнес-элита Японии охотно взяли на вооружение неоконфуцианскую концепцию самосовершенствования сю син для обеспечения достижения экономических целей торговыми и промышленными корпорациями и нацией в целом.

Во времена Конфуция самосовершенствование рассматривалось как дело всей жизни, логическим завершением которого должно было стать обретение мудрости. Причем самосовершенствование предполагало овладение такими моральными качествами, как искренность, благожелательность, щедрость, сотрудничество, преданность именно в отношениях с семьей, соседями, государством и всем миром.

Идеи конфуцианства были занесены в Японию монахами секты Дзен еще в XIII веке, но только в XVII веке при поддержке режима Токугавы эта школа получила свое развитие на японской почве. Конечно, конфуцианство и концепция самосовершенствования в то время рассматривались как духовное достояние самураев, а не мировоззрение простолюдинов.

В XVIII веке благодаря популяризаторской деятельности японских мыслителей Байгана и Сингаку конфуцианские идеи стали овладевать народными массами.

Так, Байган выставлял торговцев и купцов, наравне с самураями, «слугами на благо государства», а также в своих оценках поднимал статус людей обычных профессий, обосновывая это их стремлением внести свой вклад во всеобщее процветание общества. Сингаку полагал, что такое понимание принципа самосовершенствования поможет простолюдинам найти высокие нравственные ориентиры и, в конечном счете, обрести смысл жизни.

В начале XX века неоконфуцианская теория все больше сливается с идеями модернизации, охватившей Японию.

Сибусава Еичи, крупнейший индустриалист первой четверти XX века, написал множество трактатов, которые до сих пор переиздаются и читаются японскими бизнесменами, о внедрении принципов конфуцианской морали в экономическую жизнь.

Высшей целью для него являлось обретение гармонии, которая выражается в том, что богатство и экономическое процветание становятся добродетелью, если они достигнуты благим путем и идут на пользу людям. Он предлагал прежде всего соединить «дух самурая» и «коммерческий талант». При этом понятие «коммерческий талант» выводилось из духовной основы человека, его моральности. Сибусава также полагал, что путь самурая - бусидо - должен стать путем торговца и бизнесмена нового времени.

Теперь овладение боевыми искусствами и тайнами чайной церемонии ради самосовершенствования сменилось долгими часами работы в компании, долгосрочными командировками и другими лишениями. «Психологическое состояние самурай, - пишет Норихико Судзуки, - можно описать как склонность к самопожертвованию ради своего хозяина, рода».

Агрессивность самурая фокусируется не на поражении врага, а на самопожертвовании ради господина. Если слово «господин» заменить словом «компания», то получится описание современного духовного состояния служащих компаний с единственной разницей в том, что сегодня служащие не должны совершать самоубийства для доказательства преданности. Впрочем, традиция не исчезла.

Например, известен случай, когда капитан сухогруза, перевозившего машины из Японии в США, покончил жизнь самоубийством в Портленде, поскольку считал себя виновным за повреждение нескольких сотен машин, произошедшее во время разыгравшегося у берегов Орегона урагана. А ведь это была разбушевавшаяся стихия! Что же говорить, если компания терпит убытки по вине конкретного человека или начальство сильно недовольно работой какого-либо из отделов? Самоубийства служащих компаний по такому поводу случаются и сегодня!

Всеобщее усердие и самоотречение японских служащих оборачивается общенациональной проблемой кароси - смерть на работе от переутомления. Пожалуй, апофеозом всей этой гонки и прессинга являются кладбища, создаваемые японскими компаниями для собственных сотрудников. Вот уж действительно сарказм судьбы!

Вы можете себе представить у нас в России кладбище завода ЗИЛ, например?

Неоконфуцианская философия, облеченная в плоть образовательных программ, финансируемых самыми богатыми индустриалистами Японии, в период активного развития профсоюзного движения снимала напряжение, возникавшее между администрацией компаний и рабочими. Она гласила, что только их обоюдное сотрудничество на благо общества может обеспечить прибыль и удовлетворение потребностей как тех, так и других.

Позже японские профсоюзы взяли на вооружение неоконфуцианские идеи, которые стали базой для корпоративных тренингов работников компаний и ряда образовательных программ. Так, например, в тренинг для служащих одного из японских банков входят следующие моменты: дзен-медитация для повышения самоконтроля и достижения отрешенности от своего эго; визит на военную базу - для воспитания силы духа и послушания; активный отдых в выходные дни за городом - для координации групповых действий, жизнелюбия, энергичности; двадцатипятикилометровая прогулка - для тренировки упорства и самообладания и т. д.

Причина, по которой конфуцианская идея самосовершенствования так глубоко проникла в экономическую жизнь, лежит в особенностях модернизации Японии. При быстром проникновении западных образцов в жизнь страны политическая элита изо всех сил пыталась сохранить японский дух и сделала ставку на инкорпорацию неоконфуцианской идеологии в жизнь нового растущего класса служащих.

Самосовершенствование по-конфуциански подразумевало не только овладение профессией, но и приобретение моральных качеств, необходимых для работы в компании и поддержания субординации в коллективе. Концепция самосовершенствования и сегодня обеспечивает японскому мужчине нравственное удовлетворение и возможность самореализации. Она придает смысл и его жизни, и работе на компанию, несмотря на все сопутствующие сложности и самоограничения.

Я понская культура - одна из самых загадочных в Азии, особенно для тех, кто никогда не бывал в Стране Восходящего Солнца. Особое отношение японцев к работе, семье, воспитанию вызывает споры, но многим вещам они точно могут научить европейцев - например, поиску гармонии в мире, где все куда-то торопятся и не задумываются о самом главном.

Она не объясняет, он не догадывается. Японское искусство диалога без ссор. Иота Тацунари

Общаться с другими мы учимся с детства, но некоторых проблем не получается избежать даже опытным переговорщикам. Чаще всего споры происходят из-за того, что нам нелегко посмотреть на ту или иную ситуацию чужими глазами. Эксперт по межличностному общению Иота Тацунари видит главную причину ссор в разнице между «мужским» и «женским» мировоззрением.

Автор приводит 36 ключевых противоречий, которые часто возникают между собеседниками. По его мнению, для конструктивного диалога нужно понимать, какой тип коммуникации вам свойственен - «мужской» или «женский». Знание о таком различии между вами и вашим собеседником поможет избежать серьезных конфликтов.

Самый лучший папа! Как оставаться в сердце ребенка, когда работаешь с утра до вечера. Тосимаса Оота

Экономика Японии предполагает, что мужчины просто обязаны быть трудоголиками, иначе их не поймут. А посему они задерживаются в офисе допоздна, а рано утром возвращаются туда и трудятся на благо своей фирмы до седьмого пота. Только так можно быть уверенным, что семья всегда будет обеспечена всем необходимым. Женщина же гораздо чаще бывает дома и в одиночку занимается воспитанием детей. Но такое распределение ролей в семье - не редкость и для некоторых семей в России.

Тосимаса Оота обращает внимание читателей на то, как мало времени отведено отцу для общения с детьми: как только ребенок идет в школу, родители перестают быть самыми важными и интересными людьми в его жизни. А если мужчина проводит все время на работе, то времени на воспитание попросту не хватает. В этой книге вы найдете полезные советы о том, как придумать интересную игру, грамотно выстроить отношения в браке и всегда оставаться в душе ребенка, даже если в офисе приходится проводить больше времени, чем дома.

Как забыть все забывать. 15 простых привычек, чтобы не искать ключи по всей квартире. Такаси Цукияма

Когда появляется слишком много дел, трудно умещать все в голове и не забывать о некоторых действительно важных вещах. Когда не помогает даже ведение ежедневника, на помощь приходят специальные техники по развитию памяти. Нейрохирург и нейробиолог Такаси Цукияма рассказывает о том, как упорядочить свои мысли.

Одно из главных правил - это, конечно же, соблюдение режима дня. Автор дает множество советов о том, как нужно начинать день и когда лучше всего ложиться спать, чтобы быть бодрее и работать быстрее. Кроме того, Цукияма подробно описывает и другие факторы, на которые мы обычно не обращаем внимания: наведение порядка на рабочем месте, умение выстроить свою речь, правильное питание и многое другое.

KenKen. Японская система тренировки мозга. Тэцуя Миямото

Тэцуя Миямото - преподаватель математики и создатель знаменитой системы KenKen, которую он придумал для своих учеников. По его мнению, решение особого типа задач на логику ускоряет развитие умственных способностей и доказывает лишний раз, что математика бывает действительно увлекательной.

В этой книге собрано 300 заданий разной степени сложности. Задачи KenKen представляют собой квадратную сетку, которую нужно правильным (и единственным) образом заполнить цифрами. Паззл разделен на отдельные блоки. Внутри каждого из них указано математическое действие (сложение, вычитание, деление и умножение) и его результат. Определив, какие цифры дадут в результате одного из четырех действий это число, можно постепенно заполнить всю сетку. Решать эти задачи не только интересно, но и полезно: неслучайно основной педагогический принцип Миямото - это «обучение без обучения».

Уборка в стиле дзен. Метод наведения порядка без усилий и стресса от буддийского монаха. Шуке Мацумото

Уборку трудно назвать приятным делом, но в буддийской культуре поддержание чистоты считается одним из важнейших процессов. Без наведения порядка невозможно достичь духовного просветления и полностью познать мир. Монах одного из токийских храмов Шуке Мацумото в своей книге помогает не только понять уборку с точки зрения дзен-буддизма, но и узнать больше об этом религиозно-философском течении.

В наведении чистоты скрывается одна из особенностей культуры Японии: например, в школах дети убираются самостоятельно. Опрятность дома служит своеобразной метафорой внутреннего очищения, приведения в порядок мыслей и чувств. Кроме того, в Стране Восходящего Солнца совершенно иначе относятся к ненужным вещам: просто так называть старую вещь мусором нельзя, поскольку она, подобно человеку, заслуживает благодарности за свою службу. Но главное - убираться нужно не вынужденно, а с любовью.

1. Организация рабочего места – это управление рабочим местом с целью оптимизации деятельности. Кайдзен уделяет этому большое внимание. В японском варианте этот процесс обозначают термином «gemba» . Для правильной организации рабочего места применяются соответствующие инструменты управления, которые получили название 5S методология . Сам термин 5S происходит от первых букв японских слов.

В состав действий по методологии 5S входят:

Seiri – необходимо отсортировать то, что не требуется в работе. Для выделения ненужных элементов может применяться специальная маркировка. Если элементы, выделенные маркировкой, не востребованы ни кем при выполнении работы, то они удаляются с рабочего места.

Seiton – необходимо привести в порядок все, что требуется в работе. Эти элементы должны быть в поле зрения. Инструменты и приспособления должны располагаться в тех местах, где их легко обнаружить.

Seiso – рабочее место и все оборудование должно быть чистым. После окончания рабочего дня рабочее место должно быть убрано, а все инструменты и оборудование размещены на своих местах.

Seiketsu – стандартизация первых трех шагов. Эти действия должны стать обычной практикой работы. Когда сотрудники организации увидят улучшения от правильной организации рабочего места необходимо провести с ними тренинг по выполнению этих действий.

Shitsuke – поддержание установившейся практики управления рабочим местом. Необходимо создать систему наблюдения и мониторинга за содержанием организованных и стандартизированных рабочих мест.

2. Устранение неоправданных потерь – это процесс поиска и устранения действий в процессах, которые не добавляют ценности. В японском варианте этот процесс называется – «muda» . Большинство работ представляют собой последовательность действий, которые преобразуют исходный материал в конечный готовый продукт. Часть этих действий добавляет ценность продукту, а часть нет. Та часть, которая не добавляет ценности является потерями и должна быть устранена.

В системе кайдзен рассматриваются семь видов потерь или семь «muda» :

Движения – непродуктивные и лишние движения увеличивают время выполнения операций и их сложность.

Ожидание – излишнее время ожидания исполнения операций приводит к увеличению цикла производства.

Технология – неправильно организованная технология процессов приводит к несогласованности действий.

Транспортировка – большие расстояния, перемещение с места на место, подъем и опускание в процессе производства увеличивают непроизводственные затраты.

Дефекты – на исправление дефектов уходят затраты материалов и труда.

Запасы – излишние запасы материалов добавляют стоимость к продукции, но не дают ценность.

Перепроизводство – продукции произведено больше, чем предусмотрено планом.

3. Стандартизация – это процесс стандартизации работы. Стандартизация создает основу для стабильной работы, однако стандарты должны быть изменены при изменении как внешнего, так и внутреннего окружения. В системе кайдзен процесс стандартизации не завершается никогда. Стандарты постоянно совершенствуются. Совершенствование стандартов выполняется по циклу PDCA.

Применение Кайдзен

Применение системы кайдзен осуществляется за счет создания и постоянной работы так называемых кайдзен – команд . По задачам, которые они решают, можно выделить 5 основных видов команд:

Постоянные команды – эти команды работают каждый день. В состав команд входят специалисты (рабочие, служащие) выполняющие работы на местах.

Команды по решению возникших проблем – формируются для поиска решений конкретной проблемы в работе. В состав команды входят участники из нескольких постоянных команд. Общее количество участников такой команды составляет, как правило, от шести до восьми человек. После выработки решения, команда расформировывается.

«С понедельника начну новую жизнь, буду ходить в тренажерный зал, заниматься йогой, делать самомассаж, качать пресс…» - каждый из нас периодически ставит себе какие-то цели и не достигает их, переносит на следующий месяц, на несколько месяцев, на год. Не потому ли это происходит, что мы сразу хотим многого и планы наваливаются на нас тяжелым грузом, не давая в итоге сделать даже самую малость.

Иногда мы рьяно начинаем выполнять задуманное, но прозанимавшись, к примеру, 3 раза в неделю в тренажерном зале по несколько часов, бросаем занятия на долгое время. Почему так происходит? Потому что нагрузка большая, потому что надоедает, а привычка еще не выработана.

Методика Кайдзэн или принцип одной минуты

Существует японская методика «кайдзэн», в которую заложен принцип «одной минуты». Принцип этой методики состоит в том, что человек занимается определенным делом ровно одну минуту, но изо дня в день и в одно и то же время. Одна минута времени - это совсем мало, а значит легко выполнимо для любого человека. Лень не встанет на вашем пути. Те же самые действия, которые вы не хотели выполнять в течение получаса, придумывая отговорки или оправдания, вы с легкостью выполните за минуту.

Попрыгать на скакалке, покачать пресс, сделать гимнастику для глаз, позаниматься йогой, почитать книжку на иностранном языке - когда время ограничено одной минутой, занятия не кажутся вам трудно выполнимыми, а наоборот, приносят радость и удовлетворение. А делая маленькие шаги, вы совершенствуетесь и достигаете больших результатов.

Немаловажно то, что вы побеждаете неуверенность в своих силах, освобождаетесь от чувства вины и беспомощности, ощущаете успех и победу. Вдохновляясь чувством успеха, вы постепенно увеличиваете минутные занятия на пятиминутные и так далее. Потом незаметно подойдете и к получасовым занятиям. Прогресс налицо!

Кайдзен зародился в Японии . Само слово является составным, и включает в себя два других – «кай» (перемена) и «дзен» (мудрость). Автором этой концепции менеджмента является . Он считает, что – это настоящая , которая может быть одинаково успешно применима и в бизнесе, и в личной жизни.

Людям западной культуры японская методика может показаться неэффективной, так как на Западе устоялось мнение, что без больших усилий хороших результатов не добиться. Но масштабные программы, отнимающие много сил, могут сломить человека и остаться безрезультатными. А принцип «кайдзэн» подойдет всем и может быть применим для многих сфер жизни. , например, используют стратегию постепенного и постоянного улучшения в сфере менеджмента.

Осталось только определиться с вашими потребностями и начать применение методики «кайдзэн» на практике.

Материал из Википедии:

Кайдзен, кайдзэн (яп. 改善 кайдзэн, ромадзи Kaizen; встречается неверный вариант «кайзен») - или практика, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления, а также всех аспектов жизни.

«Кайдзен» в бизнесе - постоянное улучшение, начиная производством и заканчивая высшим руководством, от директора до рядового рабочего. Улучшая стандартизованные действия и процессы, цель кайдзен - производство без потерь.

Принципы кайдзен

1. Фокус на клиентах - для компании, использующей , важнее всего, чтобы их продукция (услуги) удовлетворяли потребности клиентов.
2. Непрерывные изменения - принцип, характеризующий саму суть кайдзен, то есть, непрерывные малые изменения во всех сферах организации - снабжении, производстве, сбыте, личностных взаимоотношений и так далее.
3. Открытое признание проблем - все проблемы открыто выносятся на обсуждение. (Там, где нет проблем, совершенствование невозможно.)
4. Пропаганда открытости - малая степень обособленности (особенно в сравнении с западными компаниями) между отделами и рабочими местами.
5. Создание рабочих команд - каждый работник становится членом рабочей команды и соответствующего кружка качества (новый для организации работник входит также в состав клуба «первогодок»).
6. Управление проектами при помощи межфункциональных команд - ни одна команда не будет работать эффективно, если она действует только в одной функциональной группе. С этим принципом тесно связана присущая японскому менеджменту ротация.
7. Формирование «поддерживающих взаимоотношений» - для организации важны не только и не столько финансовые результаты, сколько вовлечённость работников в ее деятельность и хорошие взаимоотношения между работниками, поскольку это неизбежно (пусть и не в данном отчётном периоде) приведет организацию к высоким результатам.
8. Развитие по горизонтали. (Личный опыт должен становиться достоянием всей компании.)
9. Развитие самодисциплины - умение контролировать себя и уважать как самого себя, так и других работников и организацию в целом.
10. Самосовершенствование. (Приучи себя определять вопросы, за которые отвечаешь ты лично, в отличие от тех, за которые отвечают другие, и начинай с решения собственных задач.)
11. Информирование каждого сотрудника - весь персонал должен быть полностью информирован о своей компании.
12. Делегирование полномочий каждому сотруднику - передача определённого объёма полномочий каждому сотруднику. Это становится возможным благодаря обучению по многим специальностям, владению широкими навыками и умениями и пр.
13. Управлять - значит начать с планирования и сравнить план с результатом.
14. Анализ происходящего на предприятии и действие на основе фактов. (Делай выводы, опираясь на достоверные данные.)
15. Устранение основной причины и предотвращение рецидивов. (Не путай причину проблемы с её проявлениями.)
16. Встраивание качества в процесс как можно раньше. (Качество должно встраиваться в процесс. Проверка не создает качества.)
17. Стандартизация. (Нужны методы, позволяющие закрепить достигнутый успех.)

Кайдзен в разработке программного обеспечения

В конце 2000-х годов кайдзен стал набирать популярность в индустрии разработки программного обеспечения. В частности, один из создателей методологии Scrum Джефф Сазерленд рассматривает кайдзен как процесс устранения помех (англ. impediments), силами команды (а не одного скрам-мастера). На ретроспективном совещании идентифицируется наиболее серьёзная помеха, и задача по её устранению вносится в следующий резерв спринта (англ. sprint backlog) наравне с другими историями (англ. user stories), то есть вместе с оценкой трудозатрат и приёмочными тестами.

Кайдзен в психологии

Помимо применения в бизнес-сфере, по мнению психологов, применение принципов кайдзен способствуют развитию и достижению успеха как в профессиональной, так и в личной жизни. Любые перемены страшат людей, радикальные или революционные способы достижения поставленных целей часто неуспешны, потому что усиливают этот страх. Однако маленькие шаги кайдзен смягчают отрицательную реакцию мозга, стимулируя и рациональное, и творческое мышление.